Das Magische Dreieck des Projektmanagements (10/13)

gepostet am 18. März 2020
aktualisiert am 26. Mai 2024

Für mich ist das magische Dreieck die perfekte Anleitung für die Projektplanung, ähnlich einem Kochrezept. In diesem FRITZ Tipp bekommst du Antwort auf die wichtigsten Fragen rund um das magische Dreieck des Projektmanagements.

Inhalt

Was ist das magische Dreieck des Projektmanagements?

Das magische Dreieck zeigt, beim klassischen Projektmanagement werden Anforderungen erhoben und möglichst früh fixiert. Je nach Darstellungsform wird Anforderungen auch gerne mit Inhalt, Scope oder Qualität übersetzt. Darauf basierend werden Kosten und Termine geschätzt:

Magisches Dreieck des klassischen Projektmanagements. Quelle: Fritz Führungskreise.
Magisches Dreieck des klassischen Projektmanagements. Quelle: Fritz Führungskreise.

Die Anforderungen oder Leistungen werden durch Projektziele, Projektumfeldanalyse, Projektorganisation, Projektstrukturplan und Arbeitspaketbeschreibung soweit wie möglich erhoben und im Team fixiert.

Planning Poker, Meilensteinplan und Gantt Chart dienen dazu auf dieser Basis die zeitlichen Aufwendungen zu schätzen. Anschließend wird das Ganze mit einem Stundensatz multipliziert und wir landen bei den Projektkosten.

Christof Peyer

„Die Führungskreise fördern meine Selbstreflexion. Durch die kollegiale Beratung und die offene Diskussion in der Gruppe ergeben sich viele Gelegenheiten, das eigene Tun und Handeln zu hinterfragen und zu verbessern. Der Austausch von ‚Best-Practices‘ verschiedenster Branchen gibt gute Anhaltspunkte, die Prozesse im eigenen Unternehmen zu optimieren. “

Christof Peyer
Head of Camera Module Design
ESPROS Photonics AG

Wie hilft mir das Projektmanagement Dreieck?

Zum einen hat das magische Dreieck eine sehr praktische Relevanz. Sollte nach der ersten Projektplanung herauskommen, das Projekt ist zu teuer, muss man dem Auftraggeber gegenüber nicht mit Rabatten und Preisabschlägen kommen.

Wer die Mechanik verstanden hat, wird folgerichtig fragen, welche Inhalte oder Anforderungen können wir weglassen, um in der zweiten Projektplanung auf einen niedrigeren Preis zu kommen. Es können niemals alle drei Parameter gleichzeitig optimiert werden.

Wie der Volksmund schon sagt, gut, schnell und billig ist leider nicht möglich! Hier die wichtigsten Punkte im Video (1:40).

Zum anderen ist jeder Fachidioten-Streit über die richtigen Projektmanagement-Methoden hinfällig, wenn man die Logik des magischen Dreiecks verstanden hat.

Egal wie die Projektmanagement-Methode auch heißen mag, solange sie mir Antworten zu Anforderungen, Zeit und Kosten liefert, und zwar in dieser Reihenfolge, ist sie nützlich.

Wie verändert sich das magische Dreieck beim agilen Projektmanagement?

Beim agilen Projektmanagement werden zuerst Kosten und Termine fixiert. Das nennt man Sprint. Nicht zu verwechseln mit der Design Sprint Methode. Die umgesetzten Anforderungen sind dann eine Schätzung des Teams im Sprint Planning. Das Ganze wird auch als agiles Mindset bezeichnet.

Magisches Dreieck des agilen Projektmanagements.
Magisches Dreieck des agilen Projektmanagements.

Im folgenden Video bekommst du eine schnelle Einführung zum agilen Projektmanagement Dreieck und erkennst die Unterschiede zum klassischen Projektmanagement (1:27).

Welches ist das richtige magische Dreieck des Projektmanagement?

Bei Marc Engelhardt bin ich in diesem Zusammenhang auf eine Adaptierung der Stacey Matrix gestoßen, der die Wahl des richtigen magischen Dreiecks wunderbar vereinfacht:

Stacey Matrix: Agiles vs klassisches Projektmanagement
Stacey Matrix: Agiles vs klassisches Projektmanagement

Wenn das HOW (Technology) und das WHAT (Requirements) relativ klar sind ist klassisches Projektmanagement klar die beste Wahl. Je unklarer Technologie und Anforderungen werden, desto eher fällt die Wahl auf agiles Projektmanagement.

Jetzt hört sich das neue, agile magische Dreieck nach dem Nonplusultra an. Deshalb stellt sich die Frage, warum das magische Dreieck nicht dauerhaft auf dem Kopf stehen soll.

Ramon Städeli

„Der Führungskreis für High Potentials hilft mir starre Denkweisen welche sich über die Jahre verfestigt haben zu durchbrechen. «Tunnelblick» verlassen. Dabei ist mir wichtig sich selbst treu zu sein im Arbeitsumfeld, was dank den erlernten Techniken auch gelebt werden kann. Auch ist die Diskussion mit gleichgesinnten aus anderen Firmen stets erfrischend und ein willkommener Austausch. “

Ramon Städeli
Manager Software Engineering
L. Kellenberger & Co. AG

Ist das agile magische Dreieck der neue Standardfall?

Meine Antwort ist ein klares NEIN! Meiner Einschätzung nach lassen sich 80-90% der Projekte klassisch effizienter planen und umsetzen. Was nämlich nicht vergessen werden darf, die agile Vorgehensweise erzeugt Overhead. Ich beschäftige mich immer wieder mit Projektplanung.

Ein weiterer Punkt sollte bedacht werden. Stell dir ein Bauprojekt vor. Als Bauherr will ich vorab wissen, bis wann der Bau abgeschlossen ist und wie viel er mich kosten wird. Das ist bei einfachen und komplizierten Problemen auch machbar (siehe FRITZ Tipp CYNEFIN Framework).

Klassisches vs Agiles Projektmanagement. Quelle: Fritz Führungskreise.
Klassisches vs Agiles Projektmanagement. Quelle: Fritz Führungskreise.

In 10-20% der Fälle ist entweder der Weg oder das Ziel noch unklar und kann auch erst im Gehen klarer werden. Die Daumenregel sagt, dass sich min. 30% der definierten Anforderungen pro Monat ändern müssen, damit sich agiles Projektmanagement und zugehöriges agiles Mindset lohnt.

Wenn du an dieser Stelle tiefer einsteigen möchtest, empfehle ich dir zum einen den FRITZ Tipp 5 Organisationsstrukturen, die funktionieren, sowie zum anderen das folgende Video (3:35).

Exkurs: Meetings beim agilen Projektmanagement

Wie die obenstehende Abbildung zeigt, erfordert das agile Vorgehensmodell mehr Kommunikation, um mit der zunehmenden Komplexität klarzukommen. Zur besseren Strukturierung dieser Kommunikation bringt SCRUM drei, eigentlich vier, Meeting-Formate mit.

Beim Daily SCRUM trifft sich das Team täglich für max. 15 Minuten, um drei Fragen zu besprechen:

  1. Was habe ich seit dem letzten Daily SCRUM gemacht?
  2. Was plane ich bis zum nächsten Daily SCRUM?
  3. Welche Hindernisse stören mich bei der Arbeit?

Das Sprint Planning ist ein regelmäßiges Planungsmeeting zu Beginn eines jeden Sprints (häufig alle 14 Tage). Dieses Treffen dient der Klärung der Fragen „was“ im aktuellen Sprint entwickelt wird und „wie“ die vereinbarten Anforderungen realisiert werden. Bei einem zweiwöchigen Sprint sollte das Meeting nicht länger als 4 Stunden dauern.

Das Sprint Review ist ein Meeting-Format von Entwicklungsteam, Scrum Master und Product Owner am Ende eines Sprints zur Präsentation und Abnahme der Entwicklungsergebnisse. Bei einem zweiwöchigen Sprint sollte das Meeting nicht länger als 2 Stunden dauern.

Die Retrospektive ist ein Meeting von Entwicklungsteam, Scrum Master und Product Owner am Ende eines Sprints mit dem Ziel, die zukünftige Zusammenarbeit miteinander zu verbessern. Also gemeinsam im Team zu lernen. Was hat gut funktioniert? Was sollte verbessert werden? Was sollten wir neu probieren? Bei einem zweiwöchigen Sprint sollte das Meeting nicht länger als 1,5 Stunden dauern.

Fazit – Magisches Dreieck

Lass die bisherigen Projektmanagement-Tools nochmals an dir vorbeiziehen und versuche die Logik des magischen Dreiecks nachzuvollziehen:

  1. Projektziele = Anforderungen
  2. Projektumfeldanalyse = Anforderungen
  3. Projektorganisation = Anforderungen
  4. Projektstrukturplan = Anforderungen
  5. Arbeitspaketbeschreibung = Anforderungen
  6. Planning Poker = Zeit
  7. Projektmeilensteine = Zeit
  8. Balkenplan = Zeit
  9. Kostenplan = Kosten

Versuche dabei gedanklich die Reihenfolge der Methoden zu ändern. Du wirst schnell merken es hat einen Grund, warum genau diese Reihenfolge gewählt wurde.

Solltest du eine konkrete Frage zum magischen Dreieck haben, kannst du dich gerne per Kommentar direkt an mich wenden. Im direkten Anschluss empfehle ich dir den Fritz Tipp Projektkosten mit Excel berechnen.

Dr. Patrick Fritz

Dr. Patrick Fritz

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