Mit Planning Poker zum Projektplan (7/13)

„Shit in – Shit out“ – wenn die Aufwände pro Arbeitspaket nicht gut geschätzt sind, hilft weder Projektterminplan noch Projektmeilensteinplan, Balkenplan oder Gantt Chart. An dieser Stelle ist ein Griff in die SCRUM-Trickkiste nützlich. Als Schätzmethode kommt hier der Planning Poker zum Einsatz, den wir uns zunächst in einem Video ansehen.

Was ist Planning Poker?

Der Planning Poker ist eine Schätzmethode auf Basis der Breitband-Delphi-Methode, mit der man den Aufwand eines Arbeitspaketes abschätzen kann. Dazu erhält jedes Teammitglied ein vollständiges Set von Planning Poker Karten, das wie folgt aussieht:

Für die Verwendung im Projektmanagement-Kontext sind die Zahlen auf den Planning Poker Karten, inspiriert durch die Fibonacci-Reihe, mit Stunden gleich zu setzen. Nicht mit Story Points. Normalerweise lasse ich die Planning Poker Karten mit dem Wert 0, 1/2 und ? weg, damit jedes Teammitglied auch wirklich eine Schätzung abgeben muss. Das Schätzspiel funktioniert wie folgt.

Wie funktioniert Planning Poker?

1. Jedes Arbeitspaket wird im Projektteam kurz diskutiert, um ein gemeinsames Verständnis für den Inhalt zu entwickeln.
2. Jedes Teammitglied macht für sich selbst eine verdeckte Schätzung zum Arbeitsaufwand für das gerade eben diskutierte Arbeitspaket.
3. Auf drei decken alle Mitspieler ihre Schätzungen gleichzeitig auf.
4. Wenn die Resultate sehr nahe zusammenliegen oder einstimmig sind, wird der Arbeitsaufwand auf dem Projektstrukturplan notiert. Sollten Ausreißer nach unten oder oben dabei sein, wird diskutiert – wie im Video dargestellt.
5. Nachdem die Diskussion beendet ist, gibt es eine zweite Schätzrunde. Grundsätzlich wird so lange geschätzt, bis das Team eine gemeinsame Meinung erzielt. Aus Erfahrung sind jedoch zwei bis max. drei Schätzrunden pro Arbeitspaket ausreichend. Das Ergebnis wird nicht mehr besser!

Tipps zum Planning Poker

Der Projektstrukturplan wird mehrfach überarbeitet. Unter anderem deshalb, weil die Aufwände für die einzelnen Arbeitspakete häufig sehr unterschiedlich sind. Im ersten Entwurf des PSP können Arbeitspakete dabei sein, die fast eine ganze Projektphase ausfüllen; aber auch kleinere Aufgaben, die durchaus zusammengefasst werden können. Deshalb hat sich folgende Daumenregel bewährt:

• Schätzung >40 h: Das Arbeitspaket sollte tendenziell gesplittet werden, damit das Risiko einer Fehleinschätzung begrenzt wird.
• Schätzung <3 h: Das Arbeitspaket sollte tendenziell mit einem anderen Arbeitspaket zusammengefasst werden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Zudem gibt es drei Fragen, die im Laufe des SCRUM Planning Pokers immer wieder auftauchen:

1. Arbeit oder Dauer? Das Projektteam muss sich im Klaren sein, ob sich der Planning Poker auf die reine Arbeitszeit oder die Dauer (inkl. Wartezeiten) des Arbeitspaketes bezieht. So oder so, für die nachfolgende Kostenplanung brauchen wir zunächst die reine Arbeitszeit.
2. 1 oder n-Personen? Falls mehrere Personen an einem Arbeitspaket beteiligt sind, sind die Stunden entsprechend zu vermerken, z.B. 5 Stunden x 4 Personen = 20 Stunden.
3. Puffer? Grundsätzlich sind beim Planning Poker keine Pufferzeiten einzuplanen. Der Puffer wird erst später eingefügt, und zwar über neue Arbeitspakete, die aufgrund von Risikoeinschätzungen erzeugt werden.

Was sind Vorteile des Planning Pokers?

• Die bisherigen Erfahrungen aller Teammitglieder können genutzt werden.
• Verschiedene Sichtweisen werden dadurch wirksam eingesetzt.
• Die Methode verhindert Manipulation durch dominante Teammitglieder.
• Der Planning Poker fördert die Kommunikation im Team.
• Unterschiede in Risikosicht und Zeitgefühl werden eliminiert.
• Das Team erreicht Einigkeit über Schätzergebnisse.

Inzwischen kann SCRUM Planning Poker online gespielt werden (hier, hier und hier). Allerdings empfehle ich, wenn immer möglich, ein Treffen vor Ort. Das primäre Ziel ist aus meiner Sicht die qualitative Verbesserung der Arbeitspakete. Die korrekte Aufwandschätzung ist ein Nebenprodukt.

Vom Planning Poker zum Projektplan

Nachdem die Aufwände pro Arbeitspaket geschätzt sind, ist der Projektplan oder Projektterminplan keine große Hürde mehr. Die Projektplan oder Projektterminplan Vorlage findest du im Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF].

In der ersten Spalte von links werden nun sämtliche Arbeitspakete eingefügt. Die zweite Spalte gibt Auskunft zum Verantwortlichen für das Arbeitspaket – falls nicht schon über die Arbeitspaketspezifikation geklärt. In der dritten Spalte werden nun die geplanten Endtermine der einzelnen Arbeitspakete eingetragen. Wenn der Projektstart am 16.1.2020 stattfindet und das erste Arbeitspaket 24 Stunden Aufwand mit sich bringt, endet es am 18.1.2020 (wenn eine Person daran arbeitet). Am 19.1.2020 kann nun Arbeitspaket Nr. 2 starten.

In der vierten und letzten Spalte werden, wenn das Projekt läuft, die IST-Endtermine der Arbeitspakte für den fortlaufenden Terminabgleich eingetragen. Aufgrund von so feststellbaren Verzögerungen aber auch aufgrund von Projektcontrolling-Sitzungen, kann es durchaus sein, dass sich Plantermine und damit Projektpläne während des Projektes ändern.

Mir ist sehr wohl klar, dass Arbeitspakete parallel oder zumindest zeitversetzt bearbeitet werden können. Dazu werden wir uns im übernächsten Kapitel den Balkenplan ansehen. Vorerst begnügen wir uns mit der Einschränkung, dass sämtliche Arbeiten seriell ablaufen.

Gerade bei Projekten mit geringer Komplexität kann es ausreichend sein, eine Terminübersicht nach obigem Muster zu führen und kontinuierlich zu aktualisieren. In manchen Fällen ist sogar „nur“ ein Meilensteinplan als gröbste aller Planungsmethoden ausreichend.

 TIPP!  Bei der täglichen Projektarbeit, sind die IST-Aufwände mit den geplanten Schätzungen abzugleichen. So wird das Bauchgefühl für gute Aufwandschätzungen trainiert.

Quiz zum Projektplan

Hast du alle Fragen richtig beantwortet? Gratuliere, nun bist du bereit für die Umsetzung in die Praxis. Spiele den SCRUM Planning Poker mit allen Arbeitspakten aus deinem Projektstrukturplan durch und erstelle auf dieser Basis deinen Projektterminplan. Dabei solltest du abschließend zwei Fragen beantworten können:

1. Wie viel Gesamtaufwand/Arbeitsaufwand hat mein Projekt in Stunden (also ohne Wartezeiten)?
2. Wann wird mein Projekt enden bzw. wann ist der Projekt-Endtermin (also mit Wartezeiten)?

Solltest du eine konkrete Frage zum Planning Poker oder Projektterminplan haben, kannst du dich gerne per Kommentar melden. Im direkten Anschluss empfehle ich dir den FRITZ Tipp „Projektmeilensteine sinnvoll setzen„.

Dr. Patrick Fritz