Unklare Projektziele sind bei fast jeder Umfrage in den Top 3 „Warum scheitern Projekte?“. Damit bestätigt sich meine Erfahrung, dass viele Projekte bereits beim Projektstart scheitern – bevor die eigentliche Projektarbeit beginnt. Vergleichbar mit einer Rakete, die kurz nach dem Start abstürzt, weil der Kurs nicht stimmt.
Wie definiere ich Projektziele?
Projektziele smart definieren ist ein Muss! In der Praxis erlebe ich jedoch Projektleiter als auch Projektauftraggeber, die die Arbeit an wirklich guten Projektzielen vernachlässigen. Häufig fehlt ganz einfach die Zeit bzw. man nimmt sie sich nicht für die als umständlich empfundene Arbeit. Nur selten fehlt das Know-how, wie man zu guten Projektzielen kommt. In beiden Fällen ist das Projekt zum Scheitern verurteilt.
Der Projektzieleplan ist eine der zentralen Methoden im Projektmanagement. Die Vorlage dazu kannst du dir im Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF] herunterladen. Dabei wird zwischen vier Projektziel-Kategorien unterschieden:
- Projektziel (Output): Ein Projektziel beschreibt in wenigen kurzen und prägnanten Sätzen, was mit dem Projekt erreicht werden soll. Es muss so konkret wie möglich sein, darf aber nichts versprechen, was nicht eingehalten werden kann.
- Teilziele: Teilziele unterteilen das Projektziel in einzelne Bestandteile und zeigen messbare Ergebnisse des Projektes auf. Sie liefern die Antwort auf die Frage, woran würden wir merken das unser Projekt beendet ist. Anders ausgedrückt, die Zielerreichung muss zum Projektende messbar sein.
- Nicht-Ziel/Nicht-Inhalte: Nicht-Ziele halten fest, was nicht Teil des Projektes werden soll. Dabei geht es darum, das Projekt gegenüber anderen Aufgaben oder Projekten klar abzugrenzen. Was wollen wir in diesem Projekt NICHT erreichen?
- Projektnutzen (Outcome): Hier wird dargelegt, welchen Nutzen das Projekt für den Projektauftraggeber bzw. für die sonstigen Projektbeteiligten generieren soll. Warum führen wir das Projekt durch? Welchen Beitrag liefert es zum Geschäftserfolg?
Um Projektziele smart definieren zu können, ist es wichtig zu wissen, worum es bei SMART geht.
Woran erkenne ich gute Projektziele?
Gute Projektziele sollten SMART formuliert sein:
- Spezifisch: Oft sind Projektziele allgemein formuliert, vergleichbar mit einem Regierungsprogramm. Die Ziele sollen nicht spezifisch sein, jemand könnte schließlich merken, dass Sie nicht erreicht wurden. „Das Lager soll optimiert werden“ ist zum Beispiel viel zu wenig konkret. Welches Lager soll optimiert werden? Wie soll das Lager optimiert werden? Soll der Lagerumschlag erhöht werden oder der benötigte Platz verringert werden? Versuche deine Projektziele so spezifisch wie möglich zu formulieren.
- Messbar: Wenn immer möglich müssen Projektziele messbar sein. Messbare Ziele dienen sowohl dem Projektauftraggeber als auch dem Projektleiter zur Auftragsklärung. Der Projektauftraggeber weiß, was er bekommt. Der Projektleiter weiß, was zu leisten ist. Beispiele für messbare Projektziele: Versenden von 5000 Fragebögen bei einer Rücklaufquote von mindestens 10 %. Oder 15% Umsatz mit Produkten die weniger als 5 Jahre auf dem Markt sind.
- Akzeptiert: Leider genügt es nicht die Projektziele im stillen Kämmerchen für sich allein zu definieren. Wer sich das Commitment seiner Projektteammitglieder wünscht, muss die Projektziele zumindest miteinander abstimmen, besser noch gemeinsam definieren. Erst wenn die Ziele zwischen Projektauftraggeber-Projektleiter-Projektteammitglieder abgestimmt und akzeptiert sind, hat das Projekt realistische Erfolgsaussichten.
- Realistisch: Bei besonders motivierten Projektleitern wird per Projektziel mitunter eine Umsatzsteigerung für das gesamte Unternehmen vereinbart, obwohl das gar nicht in der Macht des Projektteams liegt. Aber auch der Projektauftraggeber kann vollkommen unrealistische Projektziele vorgeben und damit den Misserfolg des Projektes bereits zu Beginn besiegeln. Deshalb muss immer wieder die Frage gestellt werden, inwiefern das Ziel wirklich erreicht werden kann. Ggf. müssen Projektziele während des Projektes adaptiert werden.
- Terminiert: In manchen Projekten sind klare Fristen einzuhalten, bis wann die Projektergebnisse vorliegen müssen. In diesem Fall müssen bereits die Projektziele ein konkretes Datum enthalten. Bis wann müssen die Projektziele erreicht werden. Sollte es keine konkrete Zeitvorgabe geben, ist es unprofessionell bereits zu diesem frühen Zeitpunkt einen Projektendtermin vorzugeben. Zunächst müssen Inhalte geplant werden und Aufwände geschätzt werden.
Brunsson bringt einen interessanten Aspekt ein. Unternehmen, Parteien, Universitäten und Kirchen müssen Talk produzieren, um Action zu erreichen. Je stärker widersprüchliche Erwartungen an Organisationen und damit auch Projekte herangetragen werden, desto perfekter muss die Vorderbühne hergerichtet sein, so Kühl.
Für mich wird dadurch klar, wer Diener vieler Herren ist, kann es keinem Recht machen. Deshalb ist ein sauber definiertes Verhältnis zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter zu achten, sonst wird es mit den smarten Projektzielen umso schwerer. Sollten also bei den Projektzielen ein nutzloses Blabla herauskommen, lohnt ein Blick auf die Projektrollen und deren Beziehung!
„Der Führungskreis Einkauf ist eine hervorragende Plattform um aktuelle Themen und Aufgabenstellungen mit anderen Einkaufsleitern aus der Region offen zu diskutieren.“
Gute und schlechte Beispiele für Projektziele
Bei einem Studentenprojekt ging es um die Planung und Durchführung eines Ideenwettbewerbes für ein Industrieunternehmen. Dabei habe ich gute und schlechte Beispiele für Projektziele aufgenommen.
Schlechte Projektziele:
- Markenübergreifend
- Finden neuer Produktideen
- Markenübergreifende Synergien
- Elegante Lösungen
- Kreative Neuerungen
Gute Projektziele:
- Versenden von 5000 Fragebögen bei einer Rücklaufquote von mind. 10 %.
- Fragebogen an mind. 2 Forschungseinrichtungen je Land.
- 50 % der Fragebögen an externe Quellen versenden.
Der Unterschied zwischen guten und schlechten Projektziel-Beispiel liegt in der Anwendung möglichst vieler Kriterien der SMART-Formel. Ist das Projektziel spezifisch genug? Sind die Projektziele messbar?
„Ich freue mich jedes Mal auf den Führungskreis Qualitätsmanagement, da einerseits neue Themen behandelt werden, andererseits aber auch alte und bekannte Themen aus einem anderen Blickwinkel betrachtet und mit neuen Elementen verknüpft werden. Da die Themen immer einen Praxisbezug und einen konkreten Anlassfall haben, profitiert nicht nur der Fallgeber sondern auch gesamte Teilnehmerkreis. Daneben ist der Führungskreis immer eine Auflockerung des Arbeitsalltages und dient darüber hinaus zum Erfahrungsaustausch und zum Netzwerken. Was den Führungskreis spannend macht, ist die Tatsache, dass das Ergebnis des Workshops durchaus ein ganz anderes werden kann als erwartet.“
Ziele beim agilen Projektmanagement
Wenn es sich um ein Projekt mit noch unklarer Zielsetzung handelt, greife ich sehr gerne in die agile Schatzkiste. Konkret meine ich das Product Vision Board von Roman Pichler:
Projektziele smart definieren ist der eine Weg. Der andere Weg ist mit einer Produktvision zu arbeiten. Insbesondere wenn noch sehr viel unklar ist bzw. wenn sich die Anforderung häufig verändern. Warum machen wir das Produkt? Für wen machen wir dieses Produkt? Was sind die Bedürfnisse der Zielgruppe? Wenn du über die Hintergründe besser Bescheid wissen möchtest, lohnt sich ein Ausflug in die Zielsetzungstheorie.
Quiz zur Wissensüberprüfung
Hast du alle Fragen richtig beantwortet? Gratuliere, nun bist du bereit für die Umsetzung in die Praxis. Lade dir die Vorlage für das Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF] herunter und plane SMARTE Projektziele für dein eigenes Projekt.
Solltest du eine konkrete Frage zu Projektzielen haben, kannst du dich gerne per Kommentar direkt an mich wenden. Als nächsten Schritt empfehle ich dir Projektumfeldanalyse verhindert blinde Flecken.
Dr. Patrick Fritz
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