Der Projektstrukturplan (PSP) ist die wichtigste Projektmanagement-Methode und mit dem Inhaltsverzeichnis eines Buches vergleichbar. Auf verschiedenen Gliederungsebenen werden die Inhalte bzw. Leistungen des Projektes in Form eines Baumdiagramms dargestellt. Somit kann sich jedes Teammitglied ein Bild – Big Picture – vom Inhalt des Projekts machen.
Inhalt
Was ist ein Projektstrukturplan?
Die Inhalte bzw. Leistungen des Projektes sind in Form von Arbeitspaketen abgebildet. Bei Arbeitspaketen handelt es sich um Bündel von Aufgaben, die innerhalb des Projekts zu erfüllen sind. Ein Arbeitspaket ist also mehr als eine einzelne Aufgabe, aber weniger als eine Projektphase oder das ganze Projekt. Soweit zur Projektstrukturplan Definition. Zur optimalen Größe von Arbeitspaketen lohnt sich ein Blick auf den Planning Poker.
Wie sieht ein Projektstrukturplan aus?
Grundsätzlich kann zwischen drei verschiedenen Formen von Projektstrukturplänen unterschieden werden: objektorientierte, funktionsorientierte und phasenorientierte Projektstrukturpläne. Für jede Form gebe ich nachfolgend ein Beispiel und stelle eine Vorlage zur Verfügung.
Objektorientierter Projektstrukturplan
Beim objektorientierten PSP wird das Projekt in Objekte aufgeteilt. Objekte können in der Baubranche die Gewerke eines Hauses sein. Beispiele dafür sind Keller, Dachstuhl, Rohbau usw. Anschließend werden die Arbeitspakete den einzelnen Gewerken „angehängt“. Arbeitspakete des Objektes Keller können z.B. sein „Aushub vornehmen“ und „Bodenplatte betonieren“. Hier die passende Vorlage:
Funktionsorientierter Projektstrukturplan
Beim funktionsorientierten PSP wird nach den Funktionsbereichen der projektausführenden Organisation gefragt. Funktionen beim Bau eines Hauses können zum Beispiel sein: Tiefbauer, Maurer, Zimmerer usw. Anschließend werden die Arbeitspakete den einzelnen Funktionsträgern „angehängt“. Arbeitspakete der Funktion Maurer können z.B. „Ziegel anliefern“ und „Erdgeschoss mauern“ sein. Hier die passende Vorlage:
Phasenorientierter Projektstrukturplan
Beim phasenorientierten PSP wird das Projekt in zeitliche Phasen unterteilt, die aufeinanderfolgen. Phasen bei der Planung einer Veranstaltung können zum Beispiel sein: Konzeption, Planung, Umsetzung, Kontrolle usw. Anschließend werden die Arbeitspakete den zeitlichen Phasen „angehängt“. Arbeitspakete der Phase Konzept können z.B. „Konzept erstellen“ und „Konzept abstimmen“ sein. Projektphasen müssen nicht immer aufeinanderfolgen. Sie können auch (teilweise) parallel ablaufen. Hier die passende Vorlage:
Gemischtorientierter Projektstrukturplan
Der Vollständigkeit halber erwähne ich an dieser Stelle noch die gemischtorientierten Projektstrukturpläne. Dabei werden die drei oben genannten Gliederungsprinzipien miteinander gemischt. Das nachfolgende Projektstrukturplan Beispiel ist auf der obersten Gliederungsebene nach zeitlichen Phasen unterteilt. Die Phase 1.2 ist auf der zweiten Gliederungsebene in drei Objekte unterteilt: 1.2.1 Plattform, 1.2.2 Produkte und 1.2.3 Marketing. Für die Praxis möchte ich dringend empfehlen, pro Gliederungsebene nur ein Gliederungsprinzip anzuwenden.
Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan?
Bei Teilnehmern meiner Seminare erlebe ich immer wieder, wie schwer es ist ein Projekt zu strukturieren bzw. das Projekt in Arbeitspakete zu unterteilen. Dabei habe ich festgestellt, dass die meisten Projektteams versuchen, den Projektstrukturplan Top down zu erstellen. Zuerst wird das Gliederungsprinzip unbewusst entschieden, dann werden die Arbeitspakete hinzugefügt. Dieses Vorgehen ist allerdings nur bei erfahrenen Hasen im Projektgeschäft erfolgreich oder bei „Standardprojekten“, die es laut Definition ja eigentlich gar nicht geben dürfte. Von einer Studentengruppe durfte ich lernen, wie die Erstellung eines PSP Bottom up leichter von der Hand geht:
„Austausch auf Augenhöhe – das ist das besondere der FRITZ Führungskreise. Die Themen werden von den Teilnehmern bestimmt und mit einem Case hinterlegt. Basierend auf gegenseitigem Vertrauen ist ein stets wertschätzendes Coaching möglich. Komplettiert wird das Gesamtpaket durch externe Referenten und die sehr professionelle Moderation von Patrick Fritz. Ein regionales Netzwerk, das ich nicht mehr missen möchte.“
Aufgaben sammeln
Jeder im Projektteam bekommt Moderationskarten und einen Stift. Anschließend sammelt jeder für sich die Aufgaben, die im aktuellen Projekt zu erledigen sind. Pro Kärtchen wird eine Aufgabe notiert und auf einem gemeinsamen Stapel abgelegt. Dabei sollte im Team nicht gesprochen werden. Aufgaben bzw. Kärtchen dürfen zum jetzigen Zeitpunkt doppelt und dreifach vorkommen.
Aufgaben gruppieren
Anschließend nimmt sich das Projektteam eine Pinnwand. Ein Teammitglied, eventuell der Projektleiter, übernimmt die Rolle des Moderators. Im gemeinsamen Gespräch werden dann alle Aufgaben gruppiert, die eine gewisse Ähnlichkeit haben – wie im nachfolgenden Projektstrukturplan Beispiel dargestellt. Links oben können z.B. alle Aufgaben stehen, die mit Marketing zu tun haben. Bei diesem Prozess werden Aufgaben, die wirklich doppelt erfasst wurden, direkt aussortiert.
TIPP! Ich würde zu diesem (frühen) Zeitpunkt noch keine Unterscheidung zwischen Aufgaben und Arbeitspaketen machen. Aufgrund der gewählten Herangehensweise müssen Aufgaben zwangsläufig auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen sein.Aufgabengruppen benennen
Anschließend werden den Aufgabengruppen Namen gegeben. Im untenstehenden Bild sind das die orangen Moderationskarten. Später werden wir feststellen, dass es sich dabei um die erste Gliederungsebene im Inhaltsverzeichnis handelt. Häufig werden hier Phasen benannt, wie z.B. Planung und Umsetzung. Manchmal können es aber auch Objekte oder Funktionen sein, wie z.B. Umfrage oder Marketing.
Aufgabengruppen reihen
Abschließend werden die nun benannten Aufgabengruppen in eine Reihenfolge gebracht. Dazu werden im obenstehenden Projektstrukturplan Beispiel ovale Kärtchen verwendet, um die Aufgabengruppen in die zeitliche Abfolge ihrer Bearbeitung zu bringen: 1. Projektmanagement – 2. Konzeption – 3. Planung – 4. Umsetzung – usw.
Mit dieser Vorgehensweise, die ich nur empfehlen kann, kommen selbst Anfänger nach ein bis maximal zwei Stunden zu einem 1. Entwurf für einen Projektstrukturplan. Vielleicht noch etwas unstrukturiert und noch nicht perfekt aber für einen Entwurf bereits sehr gut.
Im weiteren Projektverlauf wird noch häufiger über den PSP gearbeitet, damit er von Mal zu Mal besser wird. Feiner Nebeneffekt: Durch die gemeinsame Erstellung des PSP entsteht das Big Picture im Projektteam wie von selbst.
Wo finde ich Projektmanagement im Projektstrukturplan?
Nachdem der 1. Entwurf für den PSP fertiggestellt ist, lasse ich die Projektteams präsentieren, um sich gegenseitig Feedback zu geben. Ein „Fehler“, der dabei fast immer zu finden ist, stellt das fehlende Projektmanagement dar. Der Fokus liegt primär auf den inhaltlichen Aufgaben des Projektes. Die Aufwände für das Management des Projektes werden allzu gerne vergessen. Dabei kann es sich schnell und gerne um 20-40 % des Gesamtaufwands handeln, der unterschlagen wird.
„Der Führungskreis für High Potentials hilft mir starre Denkweisen welche sich über die Jahre verfestigt haben zu durchbrechen. «Tunnelblick» verlassen. Dabei ist mir wichtig sich selbst treu zu sein im Arbeitsumfeld, was dank den erlernten Techniken auch gelebt werden kann. Auch ist die Diskussion mit gleichgesinnten aus anderen Firmen stets erfrischend und ein willkommener Austausch.“
Vor diesem Hintergrund empfehle ich, folgende Arbeitspakete in den PSP mit aufzunehmen:
- Projektstart: Im Kern handelt es sich beim Projektstart um den Projektstartworkshop, den wir im Rahmen der Methodenwerkstatt Projektmanagement miteinander durchspielen.
- Projektkoordination: Hiermit sind alle Aufgaben gemeint, die mit der Koordination des Projektes zu tun haben. Meetings, Dokumentation, Terminvereinbarung usw.
- Projektcontrolling: Häufig ist mit Projektmeilensteinen eine Projektcontrolling-Sitzung verbunden, die vor- und nachbereitet werden muss. Meilensteine ergänzen den Projektstrukturplan und müssen dort eingefügt werden. Ein Ergebnis der Projektcontrolling-Sitzung kann die notwendige Anpassung des PSP sein.
- Projektabschluss: Kein Projekt ohne sauberen Projektabschluss. Dabei geht es aber nicht nur um den Projektabschlussbericht, sondern um eine Entlastung des Projektleiters und die Auflösung der Projektorganisation.
Wann ist der Projektstrukturplan gut genug?
Nach meiner Erfahrung ist ein Projektstrukturplan gut genug, wenn er eine Story vom Projekt erzählt. Wenn Teams ihren PSP präsentieren, fällt häufig auf, dass die Story Lücken hat. Hier fehlen Arbeitspakete oder ganze Projektphasen. Die folgende Checkliste soll euch dabei behilflich sein, einen guten Projektstrukturplan zu erstellen:
- Erzählt der Projektstrukturplan eine vollständige Story?
- Sind die Phasen in einer klaren Reihenfolge angeordnet?
- Sind die Phasen klar definiert/voneinander getrennt?
- Sind die Namen der Arbeitspakete klar definiert?
- Sind Arbeitspakete und Phasen klar unterschieden?
- Gibt es eine durchgängige Nummerierung?
- Sind die Arbeitspakete auf der gleichen Abstraktionsebene?
Projektstrukturplan beim agilen Projektmanagement
Wenn sich min. 30% der definierten Anforderungen pro Monat ändern, lohnt es sich, über agiles Projektmanagement bzw. SCRUM nachzudenken. Aufgrund dieser häufigen Änderungen macht es wenig Sinn, sämtliche Aufgaben vorab in der Tiefe zu planen. Deshalb arbeitet man in SCRUM mit einer Art rollierender Planung.
Der Product Backlog ist eine priorisierte Liste mit Aufgaben, die im Projekt zu erledigen sind. Damit entspricht er am ehesten dem Projektstrukturplan. Beim Product Backlog sind allerdings nur die User Stories (entsprechen Arbeitspaketen) ausformuliert, die am höchsten priorisiert sind. Alles andere wir erst später detailliert ausgearbeitet.
Der Sprint Backlog umfasst nun diejenigen User Stories bzw. Arbeitspakete, zu denen sich das Team zur Abarbeitung in den kommenden Sprint – häufig zwei Wochen – commited. Diese Arbeitspakete werden im Sprint Planning detailliert geplant. Man könnte von einem Mini-Projektstartworkshop sprechen, der sich regelmäßig wiederholt.
Dieser iterative Planungsansatz ist aufwendig, aber notwendig, wenn sich die Anforderungen konstant ändern. Wenn die Änderungsrate niedriger ist, und das ist sie in den allermeisten Fällen, lohnt sich dieser Vorgehensmodell nicht.
Quiz zum Projektstrukturplan
Hast du alle Fragen richtig beantwortet? Gratuliere, nun bist du bereit für die Umsetzung in die Praxis. Erstelle mit Hilfe der Projektstrukturplan Vorlagen und Beispiele deinen eigenen PSP – allein oder noch besser im Projektteam. Es ist sehr verlockend, den PSP direkt am PC oder Notebook zu erstellen. Dennoch empfehle ich zuerst den analogen Weg über die Pinnwand.
Anschließend überträgst du den fertigen PSP ins Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF]. Hierbei helfen diverse, teils kostenlose Projektstrukturplan Software wie XMind, Freemind, MS Project oder Trello und Miro.
Solltest du eine konkrete Frage zum Projektstrukturplan haben, kannst du dich gerne per Kommentar melden. Im direkten Anschluss empfehle ich dir den FRITZ Tipp „Arbeitspaketbeschreibung schnell und einfach„.
Dr. Patrick Fritz
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