Projektorganisation stellt Entscheidung sicher

gepostet am 9. März 2020
aktualisiert am 21. Juni 2024

Die Projektorganisation ist von der Linienorganisation zu unterscheiden. In der Linien- oder Stammorganisation wird das Tagesgeschäft durchgeführt, das aus sich wiederholenden Aufgaben besteht. Sinn der Projektorganisation ist, einmalige Aufgaben (=Projekte) in einer temporären Sekundärorganisation abzuarbeiten. Losgelöst vom Tagesgeschäft, wie dieser Fritz Tipp zeigt.

Inhalt

Rollen in der Projektorganisation

In der Projektorganisation gelten andere Regeln wie in der Linienorganisation. Insbesondere gibt es andere Rollen, die ausgefüllt werden müssen. Eine Rolle ist die Summe von Erwartungen an das Verhalten des Inhabers einer sozialen Position.

Die Projektorganisation besteht in der Regel aus dem Projektauftraggeber, einem Projektmanager/-leiter und den Projektteammitgliedern. Ergänzend können Projektmitarbeiter an einem Projekt beteiligt sein. Eine klare Unterscheidung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Rollen ist von zentraler Bedeutung für das Gelingen des Projektes.

Projektauftraggeber

Der Projektauftraggeber kann Projektziele vorgeben. Ich erachte es jedoch als sinnvoller, dass der Projektauftraggeber die Projektziele im Rahmen des Projekt-Startworkshops vom Projektteam erarbeiten lässt. So kann bereits zu Beginn des Projektes das Commitment des Teams gestärkt werden. Nichtsdestotrotz gibt es Situationen, in denen die Projektziele durch das Geschäft oder die Situation vorgegeben sind, z.B. Änderung der gesetzlichen Rahmenbedingungen.

Egal wie die Projektziele zustande gekommen sind, der Projektauftraggeber entscheidet mit seiner Unterschrift auf dem Projektauftrag, ob das Projekt gestartet wird oder nicht. In der Folge ist der enge Austausch zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter ein zentraler Erfolgsfaktor für ein gelingendes Projekt.

Enger Austausch meint aber nicht, dass der Projektauftraggeber Arbeitspakete übernimmt, das ist nicht seine Aufgabe. Vielmehr hat er einen scharfen Blick auf die Projektziele zu halten und wesentliche Projektzwischenergebnisse zu bewerten und ggf. abzunehmen. Der Projektauftraggeber ist die Feedbackschleife für den Projektleiter und stellt die Entscheidungsfähigkeit im Projekt sicher!

Projektmanager/-leiter

Der Projektmanager/-leiter ist insbesondere für den Prozess des Projektmanagements zuständig, den Projektmanagement-Prozess. Dies ist nicht zu verwechseln mit inhaltlicher Arbeit an Arbeitspaketen. Der Projektmanager kann Arbeitspakete übernehmen. Muss er aber nicht. Die Kernleistung des Projektmanagers ist für mich die Kommunikation im Projekt sinnvoll zu strukturieren. Es geht darum eine Regelkommunikation zu etablieren für ein temporäres, einmaliges Vorhaben.

Eine Besonderheit ist an dieser Stelle noch zu erwähnen. Der Projektleiter ist in den seltensten Fällen gegenüber den Projektmitarbeitern weisungsbefugt. In diesem Zusammenhang wird von lateraler Führung oder Führung ohne Vorgesetztenfunktion gesprochen. Deshalb ist es für den Projektleiter umso wichtiger ein guter Kommunikator zu sein, der das Management des Projektes im Fokus hat und nicht primär die Abarbeitung von Arbeitspaketen.

Projektteammitglied

Die Projektteammitglieder bilden gemeinsam mit dem Projektleiter das Projektteam. Das Projektteam wird vom Projektauftraggeber mit dem Projekt beauftragt. Dadurch entsteht die Projektorganisation. Die zentralen Aufgaben von Projektteammitgliedern sind die Unterstützung des Projektleiters bei der Projektplanung (Projekt-Startworkshop) sowie die verantwortliche Übernahme und Abarbeitung von Arbeitspaketen.

Im Zusammenhang mit Arbeitspaketen ist es mir wichtig zu betonen, dass ich nicht an das ungefragte Verteilen von Arbeitspaketen glaube. D.h. weder der Projektauftraggeber noch der Projektleiter verteilt die Arbeitspakete an die Projektteammitglieder. Ich glaube das Projektteams gemeinsam sinnvolle Entscheidungen treffen können. Sprich, jeder übernimmt die Arbeitspakete, für die er am besten geeignet ist (Ask the team). Immer unter Beachtung des gemeinsamen Projektziels, das es zu erreichen gilt.

Wenn der Prozess der Arbeitsaufteilung auf diese Weise läuft, gibt es keine Ausreden bei der Erledigung von Arbeitspaketen. Wenn sich ein Projektteammitglied ein Arbeitspaket nimmt, dann steht er gegenüber dem Projektleiter in der Bringschuld. Wenn Termine nicht eingehalten werden (können), entsteht daraus keine Holschuld des Projektleiters.

Projektmitarbeiter

Projektmitarbeiter müssen nicht Teil des Projektteams sein, sondern können durch ein Projektteammitglied im Rahmen eines Sub-Teams gesteuert werden. Das heißt auch, dass Projektmitarbeiter nicht bei jeder Sitzung des Kernteams dabei sein sollen. Deren Aufgabe ist, klar abgegrenzte Arbeitspakete in gegebener Zeit abzuarbeiten. Ähnlich einem externen Dienstleister für das Projekt.

Peter Germann

„Sofort aufgefallen ist, dass wir, obwohl wir alle aus unterschiedlichen Branchen kommen, bei ähnlichen Themen gefordert sind. Der gegenseitige, sehr offene Austausch im Führungskreis Vertrieb und das Erkennen wie andere Teilnehmer mit diesen Herausforderungen umgehen, haben mir viele, direkt in der Praxis anwendbare Lösungsansätze aufgezeigt. “

Peter Germann
Managing Director
Dorner Electronic GmbH

Projektorganisation Vorlage

Die detaillierte Rollenbeschreibung wird im Rahmen der Projektorganisation vorgenommen. Dabei wird genau beschrieben, welche Person welche Rolle wahrnimmt und welche Aufgaben diese Rolle mit sich bringt. In nachfolgender Abbildung bekommst du von mir einen ersten Vorschlag für die Rollenbeschreibung. Die Projektorganisation Vorlage kannst du dir kostenlos im Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF] herunterladen.

Projektorganisation Vorlage. Quelle: Fritz Führungskreise.
Projektorganisation Vorlage. Quelle: Fritz Führungskreise.

Von der Projektorganisation zum Projektorganigramm

Wenn Beschreibung und Zuordnung der Projektrollen im Projektteam abgeschlossen sind, können mit einem Projektorganigramm die Projektrollen und deren Beziehungen zueinander dargestellt werden. Die folgende Abbildung liefert eine mögliche Variante eines Projektorganigramms. Die Arbeitsvorlage zum anpassen des Projektorganigramm kannst du dir kostenlos im Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF] herunterladen.

Von der Projektorganisation zum Projektorganigramm. Quelle: Fritz Führungskreise.
Von der Projektorganisation zum Projektorganigramm. Quelle: Fritz Führungskreise.

Auf übergeordneter Ebene sollte darüber hinaus entschieden werden, wie Projekte generell ins Unternehmen eingebettet werden. Hier unterscheiden wir zwischen Stabs-Projektorganisation, Matrix-Projektorganisation und reine Projektorganisation. Im Prinzip nimmt dabei von Stufe zu Stufe die Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse des Projektleiters zu. Projekte werden von der sekundären zur primären Organisationsform des Unternehmens.

Stabs Projektorganisation

Die Stablinienprojektorganisation oder Einflussprojektorganisation zeichnet sich durch eine schwache Abgrenzung von der Primärorganisation aus. Der Projektleiter erhält eine, direkt der Unternehmensführung zugeordnete Stabsstelle:

Stabs Projektorganisation. Quelle: Fritz Führungskreise.
Stabs Projektorganisation. Quelle: Fritz Führungskreise.

Matrix Projektorganisation

Bei der Matrix Projektorganisation ist der Projektmitarbeiter nicht nur dem Linienvorgesetzten, sondern auch dem Leiter des Projektes auf seiner Ebene unterstellt:

Matrix Projektorganisation. Quelle: Fritz Führungskreise.
Matrix Projektorganisation. Quelle: Fritz Führungskreise.

Reine Projektorganisation

Bei der reinen Projektorganisation wird das Projekt vollzeitlich von einem Projektteam betreut. Für die Erreichung der Projektziele stehen dem Projektteam die benötigten Ressourcen für die gesamte Projektdauer zur Verfügung. Die reine Projektorganisation zeichnet sich durch hohe Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse des Projektleiters und eine beträchtliche Entfernung zur Linienorganisation aus.

Bonus 1: Erwartungen und Konsequenzen

In fortgeschrittenen Projektorganisationen spreche ich auch sehr gerne über das Thema Konsequenzen, wenn die vereinbarten Erwartungen von Inhabern einer Projektrolle nicht erfüllt werden. Dabei lasse ich die Mitglieder eines Projektteams untereinander ihre gegenseitigen Erwartungen klären und anschließend Maßnahmen bei Nichteinhaltung vereinbaren: Information, Gespräch, Gespräch mit Notiz, Abmahnung, Kündigung.

Projektorganisation: Erwartungen und Konsequenzen. Quelle: Fritz Führungskreise.
Projektorganisation: Erwartungen und Konsequenzen. Quelle: Fritz Führungskreise.

Bonus 2: Projektorganisation beim agilen Projektmanagement

Wenn sich min. 30% der definierten Anforderungen pro Monat ändern, lohnt es sich, über agiles Projektmanagement nachzudenken. SCRUM, das häufigste Vorgehensmodell in diesem Umfeld, schlägt eine andere Rollenverteilung vor.

Das SCRUM-Vorgehensmodell beruht auf einer sehr wichtigen Grundannahme. Es ist möglich das WAS vom WIE zu trennen, d.h., es gibt den Product Owner, der die Anforderungen im Projekt nach Business Value priorisiert. Dabei gibt er aber nicht vor, wie die jeweiligen Inhalte umgesetzt werden sollen.

Hier kommt das Entwicklungs-Team ins Spiel. Einzig das Team entscheidet, WIE bestimmte Anforderungen umgesetzt werden (Stichwort Selbstorganisation). Diese Gewaltenteilung ist ein zentraler Bestandteil von SCRUM und eine wichtige Abgrenzung zum gängigen Projektmanagement-Verständnis.

Schlussendlich gibt es noch den SCRUM Master, der dafür sorgt, dass der Prozess eingehalten wird. Man könnte auch von einem Moderator sprechen, der sich darum kümmert, dass das Team ohne unnötige Unterbrechungen arbeiten kann.

Früher hatte der Projektmanager oder Projektleiter alle drei Rollen inne. Er hat angesagt was zu tun ist (Product Owner), sich teilweise um das Wie der Umsetzung gekümmert (Team) und die Einhaltung des Prozesses sichergestellt (SCRUM Master).

Kein Wunder, dass es hier zu Schwierigkeiten kommt. Genau vor diesem Hintergrund schreibe ich bewusst: „Die Kernleistung des Projektmanagers ist für mich die Kommunikation im Projekt sinnvoll zu strukturieren.“

Solltest du eine konkrete Frage zur Projektorganisation haben, kannst du dich gerne per Kommentar melden. Im direkten Anschluss empfehle ich dir den Fritz Tipp Projektstrukturplan mit Vorlage und Beispiel.

Dr. Patrick Fritz

Dr. Patrick Fritz

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