Was ist ein Projekt? (1/13)

Was ist ein Projekt? In der Praxis erlebe ich immer wieder zwei Fälle. Entweder werden Projekte nicht als Projekte erkannt. In der Folge werden keine Projektmanagement-Methoden verwendet. Oder es wird aus jeder Aufgabe ein Projekt gemacht. Von mir gerne Projektitis genannt. In diesem FRITZ Tipp bekommst du eine fundierte Projekt Definition.

Was sagt die Norm?

Bereits zu Beginn ist es für dich wichtig zu wissen, ob es sich nur um eine Aufgabe, ein Projekt oder einen Prozess handelt. Ein Blick auf die Normen lohnt sich:

DIN 69901-5:2009 Projekt Definition

Die DIN 69901-5:2009 definiert ein Projekt als Vorhaben, das im Wesentlichen durch  Einmaligkeit der Bedingungen  in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Als Beispiele für einmaligen Bedingungen führt der Normtext die Zielvorgabe, Begrenzungen (zeitlich, finanziell, personell) oder die Organisationsform an. In der Version von 1987 nannte die DIN 69901 zusätzlich noch die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben als Projektmerkmal.

PMI PMBOK® Guide 2008 Project Definition

Der PMI PMBOK Guide definiert ein Projekt als a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result. Möglichst wortgetreu übersetzt: ein zeitlich begrenztes Vorhaben, das unternommen wird, um ein einzigartiges Produkt, eine einzigartige Dienstleistung oder ein einzigartiges Ergebnis zu erstellen (die offizielle Übersetzung ist abweichend). Damit werden die Elemente  Einmaligkeit und Zielvorgabe  verknüpft und durch die Forderung nach einem zu erstellenden Werk in Form eines Produkts, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses konkretisiert.

ICB 3.0 Projekt Definition

Die IPMA Competence Baseline 3.0 definiert ein Projekt als a time and cost constrained operation to realise a set of defined deliverables (the scope to fulfil the project’s objectives) up to quality standards and requirements. Sie verbindet damit die Definitionen von DIN 69901-5 und PMBOK Guide, in dem sie explizit die zu erstellenden Werke als Mittel bezeichnet, um das Projektziel zu erreichen. Weiterhin führt die ICB 3.0 mit der Benennung der Qualitätsstandards und Anforderungen die  Qualität der erbrachten Werke als weiteres Charakteristikum eines Projekts auf.

PRINCE2:2009 Project Definition

PRINCE2 hebt abweichend von den anderen Definitionen die Einbindung in die Trägerorganisation hervor und definiert ein Projekt als a temporary organization that is created for the purpose of delivering one or more business products according to an agreed Business Case. Anstelle des schwer greifbaren Begriffs eines Vorhabens tritt bei PRINCE2 damit die  Projektorganisation , die durch Personen und Rollen definiert ist. Mit der Anbindung des Projekts an ein übergeordnetes unternehmerisches Handeln impliziert PRINCE2 zugleich, dass Projekte in einem Vertragsverhältnis von Auftragnehmer und Auftraggeber stattfinden.

Was ist ein Projekt?

Die Einmaligkeit drückt sich in einer klaren Zielvorgabe aus. Dazu mehr im FRITZ Tipp Projektziele smart definieren. Des Weiteren ist ein Projekt zeitlich (klarer Start, klares Ende), finanziell (definiertes Budget) und personell (definierte Personalressourcen) klar ein- und abgegrenzt.

Das in Fachkreisen häufig diskutiere Projektmerkmal der Komplexität kommt in keiner Definition vor, was ich auch als richtig erachte. Das Merkmal wäre schwer bis unmöglich bestimmbar. Schau dir dazu bei Interesse das CYNEFIN Framework genauer an.

Auch die Frage, ob ein Projekt nur von einer Einzelperson oder von einem Team bearbeitbar ist, wird nicht weiter definiert. Aus meiner Sicht kann es auch Projekte geben, die nur von einer Einzelperson bearbeitet werden. Wobei das sicherlich ein Ausnahmefall darstellt.

Dennoch ist zu beachten, Projektmanagement-Methoden erzeugen immer auch einen administrativen Aufwand. Ich rechne je nach Projekt mit 20%-40% Overhead, der durch die Anwendung von Projektmanagement-Methoden entsteht. Deshalb ist es wichtig Projektitis zu vermeiden.

Was ist ein agiles Projekt?

Bei einem klassischen Projekt werden zunächst die Anforderungen erhoben und möglichst früh fixiert. Darauf basierend werden Kosten und Termine geschätzt. Bei einem agilen Projekt werden zuerst Kosten und Termine fixiert. Die umgesetzten Anforderungen sind dann eine Schätzung des Teams im Sprint Planning.

Meiner Einschätzung nach lassen sich 80-90% der Projekte „klassisch“ effizienter planen und umsetzen. In 10-20% der Fälle ist entweder der Weg oder das Ziel noch unklar. Die Daumenregel sagt, dass sich min. 30% der definierten Anforderungen pro Monat ändern müssen, damit sich agiles Projektmanagement lohnt.

Welche Projektarten gibt es?

Neben der Unterscheidung zwischen klassischen und agilen Projekten, können weitere Kriterien herangezogen werden, um Projekt zu unterscheiden. Die gebräuchlichsten Kriterien sind Inhalt und Größe des Projekts:

Inhalt

• Bauprojekte
• Investitionsprojekte
• IT-Projekte
• Softwareentwicklungsprojekte
• Produktentwicklungsprojekte
• Innovationsprojekte
• Forschungs- und Entwicklungsprojekte
• Lernprojekte
• Organisationsentwicklungs-Projekte
• Logistikprojekte
• Qualitätsprojekte
• Marketingprojekte
• Kulturprojekte

Größe

• Kleinprojekte
• Projekte
• Großprojekte
• Programme

Was ist ein Projekthandbuch?

Ein Projekthandbuch ist nach DIN 69905 die Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen.

Das Projekthandbuch beinhaltet die wesentlichen Planungsschritte und Planungsmethoden für ein einzelnes Projekt. Das Projekthandbuch soll in jedem Fall während des gesamten Projektverlaufs aktualisiert werden. Änderungen sind im Änderungsverzeichnis zu erfassen.

Was ist ein Projektmanagement-Handbuch?

Das Projektmanagementhandbuch (PM-Handbuch) ist nach DIN 69905 eine Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten.

Das PM-Handbuch umfasst also die Regelungen, Vereinbarungen und Vorgehensweisen für alle Projekte im Unternehmen. Während sich das Projekthandbuch lediglich mit einem einzelnen Projekt beschäftigt.

Quiz zur Projekt Definition

Hast du alle Fragen richtig beantwortet? Gratuliere, nun bist du bereit für die Umsetzung in die Praxis. Wenn du in Zukunft ein Projekt startest, prüfe genau, ob es den folgenden Kriterien entspricht:

• Einmaliges Vorhaben. Kein Kundenprojekt, das zum 100 Mal durchgeführt wird.
• Klare Zielvorgabe. Keine allgemeinen Floskeln, die nicht überprüfbar sind.
• Zeitlich, finanziell und personell begrenzt.

Solltest du eine Frage zu Aufgabe, Projekt, Prozess, Projekthandbuch oder Projektmanagement-Handbuch haben, kannst du dich gerne per Kommentar melden. Im Anschluss empfehle ich dir den FRITZ Tipp Projektziele smart definieren zu lesen.

Dr. Patrick Fritz