Bei einem meiner Projektmanagement-Trainings meinte ein Teilnehmer zwischen Tür und Angel: „Hier geht es immer wieder um Kommunikation“. Damals habe ich nur genickt, ohne richtig darüber nachzudenken. Schließlich kann Projektkommunikation nie schaden. Erst in der Nachbereitung des Trainings bin ich dazu gekommen, die Aussage in diesem FRITZ Tipp auf ihren Wahrheitsgehalt zu prüfen.
Was ist Projektkommunikation?
Was hat Projektmanagement mit Kommunikation zu tun?
Seit Jahren verwende ich ein klassisches Projekthandbuch nach IPMA, dass ich immer wieder um Fundstücke aus der agilen Welt ergänze. Sowohl für meine Seminare an der FH Vorarlberg als auch für Trainings in Unternehmen. Beim Blick auf das Inhaltsverzeichnis wird schnell klar, dass es bei allen Kapiteln bzw. Methoden um Fragen geht, die für eine sinnvolle Projektkommunikation beantwortet werden müssen:
| Kapitel bzw. Methode | Projektkommunikation |
| Projektzieleplan | Was wollen wir (nicht) erreichen? |
| Projektumfeldanalyse | Welche Kontexte sind für unser Projekt relevant? |
| Projektorganisation | Wer arbeitet in welcher Form beim Projekt mit? |
| Projektstrukturplan | Welche Arbeiten müssen wir erledigen? |
| Arbeitspaketbeschreibung | Welche Arbeiten müssen wir (genau) erledigen? |
| Projektterminplan | Wann müssen unsere Arbeiten erledigt sein? |
| Projektmeilensteinplan | Welche Etappenziele stecken wir uns? |
| Projektkostenplan | Wie viel wird unsere Arbeit kosten? |
| Projektrisiken | Welche Risiken müssen wir beachten? |
| Projektauftrag | Zusammenfassung genannter Fragen |
Es geht also nicht nur beim Projektkommunikationsplan um Kommunikation. Alle Projektmanagement-Methoden stellen zielgerichtete Fragen zum Projektvorhaben, die das Projektteam gemeinsam beantworten muss. Frage – Antwort – Frage – Antwort – Frage – Antwort. Projektmanagement hat also ausschließlich mit Kommunikation zu tun. Dennoch scheitern Projekte laut zahlreicher Studien immer wieder an mangelnder Projektkommunikation.
Wie kann die Projektkommunikation verbessert werden?
- Projekthandbuch: Ein Projekthandbuch auf Papier anlegen und regelmäßig verwenden. Dadurch wird die Basis für die gemeinsame Projektkommunikation gelegt. Das ist leider bei vielen Projekten immer noch keine Selbstverständlichkeit. Noch schlimmer, wenn das Projekthandbuch nur eine Pflichtübung darstellt, die der Projektleiter dem Projektteam großzügiger Weiße abnimmt.
- Projektstartworkshop: Auch wenn es wie Zeitverschwendung erscheinen mag, ein Projektstartworkshop mit dem gesamten Projektteam lohnt sich immer. Selbst in eingeschworenen Teams, muss das Projekt gemeinsam erfasst und das viel gewünschte „Big Picture“ gezeichnet werden. Nur dadurch ist es möglich eine einheitliche Projektkommunikation zu gewährleisten.
- Projektplanung: Bei der Projektplanung geht es nicht darum das Projekthandbuch auszufüllen. Das folgt erst zum Schluss. Am wichtigsten ist die gemeinsame Arbeit an oben genannten Fragen im Team. Die Beantwortung der Fragen ist die Basis für jegliche Projektkommunikation.
- Regelkommunikation: Bereits beim Projektstartworkshop sind regelmäßige interne wie externe Meetings sowie deren Inhalt im Rahmen eines Projektkommunikationsplan zu vereinbaren. Die Kommunikation über zentrale Fragen im Projekt, hält das Team sowie Stakeholder auf Stand und gewährt die fortlaufende Ausrichtung auf die Projektziele.
- Agilität: Die Projektplanung wird nicht einmal gemacht und ist wie in Stein gemeißelt. Es geht darum von Treffen zu Treffen immer noch besser zu verstehen, worum es im Projekt geht, wohin man möchte und wie Ziele erreicht werden können. Nur so ist eine Projektkommunikation leistbar, die stetige auf dem aktuelle Stand ist.
Fazit – Projektkommunikation mit System
Mir ist erst später klar geworden, dass es beim Projektmanagement nur um Kommunikation geht. Um genauer zu sein, es geht ausschließlich darum, für temporäre Aufgaben eine regelbasierte Projektkommunikation mit internen wie externen Stakeholdern zu etablieren. Durch das Beherzigen der fünf genannten Tipps, kann die Projektkommunikation verbessert werden.
Dr. Patrick Fritz
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