Die X Matrix ist ein unternehmensweites Planungs- und Steuerungssystem, das alle Führungskräfte und Mitarbeiter in einen systematischen Kaskadierungsprozess einbindet. Genau dieser Kaskadierungsprozess ist das fehlende Puzzle-Stück zum allseits bekannten Management by Objectives (MbO). Mithilfe der X Matrix werden strategische Ziele auf untergeordnete Ebenen systematisch heruntergebrochen.
Inhalt
Was ist das Problem mit Management by Objectives?
Führen mit Zielen oder Management by Objectives (MbO) ist eine weit verbreitete Praktik in vielen Organisationen. Im Rahmen der alljährlichen Mitarbeitergespräche werden zwischen Führungskraft und Mitarbeiter Ziele für das kommenden Jahr definiert. MbO krankt aus meiner Sicht an drei Problemen:
- In der Praxis wird die Arbeit an klaren und akzeptierten Zielen sträflich vernachlässigt. Folglich entsteht Frust. Sowohl aufseiten der Führungskraft als auch beim Mitarbeiter. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter. Wenn die Ziele klar genug definiert wären, braucht es weniger Führungskraft.
- Es fehlt die Anbindung an übergeordnete Unternehmensziele. Das kann zum einen daran liegen, dass die Unternehmensziele selbst nicht klar genug definiert sind. Zum anderen wird die Arbeit gescheut, ein durchgängiges Zielsystem zu etablieren. Ausgehend von der Unternehmensstrategie bis hin zum Mitarbeiter.
- Unklare Ziele werden an die variable Entlohnung des Mitarbeiters gekoppelt. In der Folge werden immer alle Ziele erreicht, weil sich niemand den Streit über die Zielerreichung antun will. Oder es folgen zähe Diskussionen, die dazu führen, dass MbO als nicht brauchbares Instrument abgestempelt wird.
„Der Führungskreis Einkauf gibt mir die Möglichkeit, praxisorientiert und Abseits von theoretischen Modellen, Problemstellungen zu diskutieren und Lösungen zu erarbeiten. Unabhängig vom Unternehmen, haben wir meist alle dieselben oder zumindest ähnliche Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. In Gesprächen untereinander entfaltet sich plötzlich dieses Out-Of-The-Box-Denkmodell zu seiner vollen Blüte.“
Was ist die X Matrix?
Die X Matrix stellt ein einfaches Schema, zur Umsetzung strategischer Ziele dar. Dabei wird das strukturierte Herunterbrechen der strategischen Ziele auf untergeordnete Ebenen und die Zuordnung von Verantwortlichkeiten unterstützt.
Die strategischen Ziele werden über den Zwischenschritt der Formulierung von Vorhaben in Abteilungs- oder Prozessziele übergeleitet. In einem weiteren Schritt können aus Abteilungs- oder Prozesszielen nach derselben Systematik die Mitarbeiterziele abgeleitet werden: FRITZ X Matrix (Stand 30. März 2016) [XLSX].
In einem kürzlich erfolgten Projekt zur Implementierung der X Matrix habe ich das Tool überarbeitet und vereinfacht. Zum einen wurden die Prozessziele in Abteilungsziele unbenannt. Zum anderen wurden nicht notwendige Verknüpfungen gelöscht: FRITZ X Matrix (Stand 16. März 2017) [XLSX].
Funktions- oder Prozessorientierung?
Es gibt Unternehmen, die bereits stark prozessorientiert organisiert sind. Dann gibt es Unternehmen, die nach wie vor stark funktionsorientiert aufgestellt sind. Diesem Umstand möchte ich Rechnung tragen und habe zwei unterschiedliche Sichten auf die X Matrix erstellt.
Einmal funktionsorientiert mit Abteilungszielen und einmal prozessorientiert mit Prozesszielen. Die Absicht bleibt die gleiche, nämlich strategische Ziele auf untergeordnete Ebenen systematisch herunterzubrechen: FRITZ_X Matrix 20191025 [XLSX].
„Nach einem Jahr im Fritz Führungskreis Personal bin ich vom Konzept und von der Umsetzung begeistert. In den Workshops werden HR-Fragestellungen mittels externen Vorträgen und kollegialer Fallberatung kurz und knackig bearbeitet. Dies vor Ort bei den teilnehmenden Unternehmen. Es entsteht ein wertvolles Netzwerk und ich kann immer wieder Anregungen für die Umsetzung im eigenen Betrieb gewinnen. Die Themenstellungen werden von den Teilnehmern des Führungskreises selbst definiert und sind daher immer praxisrelevant. Wer die Möglichkeit zur Teilnahme hat, sollte die Chance nützen.“
Wie erstelle ich eine X Matrix?
Schritt 1: Ableitung strategischer Zielsetzungen
Strategische Ziele sind allgemeine Ziele mit einer Fristigkeit von 3 – 5 Jahren und werden aus der Unternehmensstrategie abgeleitet. Eine Strategie setzt sich zumeist aus mehreren strategischen Zielsetzungen zusammen, die in Kombination zur Erreichung des gewünschten Sollzustandes führen. In der Regel sind 3-5 strategische Ziele mehr als ausreichend. Lieber wenige strategische Ziele, dafür diese auch umsetzen.
Schritt 2: Ableitung von Vorhaben
Vorhaben, auch Handlungsfelder genannt, helfen die strategischen Ziele zu konkretisieren, ohne bereits den Weg zur Erreichung derselben vorzugeben. Für jedes strategische Ziel werden 1 – 3 Vorhaben definiert und über Kreuze verbunden. Dieser Schritt geschieht top-down mit Beteiligung der relevanten Führungskräfte.
Schritt 3: Ableitung der Abteilungs- oder Prozessziele
Das rechte Feld der X Matrix bildet die Abteilungs- oder Prozessziele ab, die aus den Vorhaben abgeleitet werden. Die Abteilungs- oder Prozessziele werden vom Top-Management zusammen mit den verantwortlichen Führungskräften erarbeitet. Auch dieses Feld wird wieder durch Kreuze mit den Vorhaben verbunden. So wird deutlich, welche Abteilungs- oder Prozessziele die Erreichung welcher Vorhaben und somit welcher strategischen Ziele unterstützt. Anschließend werden die Verantwortlichen für die Zielerreichung zugeordnet.
Schritt 4: Ableitung der Mitarbeiterziele
Schlussendlich werden die Abteilungs- oder Prozessziele auf einzelne Mitarbeiterziele heruntergebrochen und wiederum über Kreuze verbunden. Im linken unteren Feld, neben den Mitarbeiterzielen, kann eine Abschlusskontrolle vorgenommen werden. Gehen die Mitarbeiterziele mit den strategischen Zielen konform? Besteht eine Verbindung? Falls ja, ist sichergestellt, dass Mitarbeiter an der Erreichung der strategischen Ziele arbeiten.
Was machen wenn die strategischen Ziele unklar sind?
Die Einführung der X Matrix kann bereits in Schritt 0 scheitern. Das ist der Fall wenn die Unternehmensziele selbst nicht klar genug definiert sind. Also der Input für die X Matrix. Hier lohnt sich zum einen der Blick auf den FRITZ Tipp Strategieentwicklung nach Henry Mintzberg.
Zum anderen können unklare strategische Ziele auch einen guten Grund haben, so Brunsson. Wenn beispielswiese die Machtverhältnisse in der Geschäftsleitung nicht sauber geklärt sind, können unklare strategische Ziele ein mögliches Symptom sein. Da nicht klar ist, wer am Ende des Tages das sagen hat, ergibt man sich in nichtssagenden Allgemeinplätze.
Die Arbeit an klaren strategischen Zielen wäre in diesem Fall nur Symptombekämpfung. Schlauer wäre – wie immer – bei den Ursachen anzusetzen und die Rollen in der Geschäftsleitung sauber zu klären. Wer hat welche Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen?
Wie kontrolliere ich die X Matrix?
Im Prinzip gibt es zwei Möglichkeiten, die miteinander kombiniert werden können:
- Mitarbeitergespräch: Beim nächsten Mitarbeitergespräch, am besten quartalsweise oder öfter, kann die Zielerreichung miteinander besprochen bzw. abgeglichen werden. So werden eine gemeinsame Sichtweise und fortlaufende Kontrolle der vereinbarten Ziele sichergestellt.
- Kennzahlen: Ergänzend können für jedes vereinbarte Ziel Kennzahlen definiert werden, um den Leistungsfortschritt zu messen. Bei der X Matrix ist die Vereinbarung von Kennzahlen ein Muss. Ich persönlich schrecke davor zurück. Wer sich mit der Thematik ein wenig auskennt ist sich bewusst, wie schwer es ist, vernünftige Prozesskennzahlen zu definieren.
In Summe ist klar, die vereinbarten Ziele müssen auf dem Schirm bleiben und regelmäßig abgeglichen werden. Würde man sich nur einmal im Jahr treffen, stehen wir wieder vor den eingangs erwähnten Problemen von MbO.
Fazit: X Matrix
Die X Matrix ist ein bewährtes Tool, um die Arbeit an Zielen im Unternehmen systematisch anzugehen. Somit wird die Unternehmensstrategie auf allen relevanten Ebenen zum Leben erweckt und erfolgreich implementiert. Was einem das Tool nach wie vor nicht abnimmt, ist die Formulierung von klaren und akzeptierten Zielen.
Dr. Patrick Fritz
PS: Weitere Methoden und Tools zum kostenlosen Download findet ihr auf www.hochleistungsorganisation.com, die ich im Rahmen meiner Diplomarbeit erstellt habe.
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