X-Matrix: Ziele herunter brechen

X-Matrix. Führen mit Zielen oder Management by Objectives (MbO) ist Standard in der modernen Führungslehre. Im Rahmen der alljährlichen Mitarbeitergespräche werden zwischen Führungskraft und Mitarbeiter Ziele definiert. Diese Ziele sollen im kommenden Jahr durch den Mitarbeiter erreicht werden. MbO krankt aus meiner Sicht an drei Problemen:

1. In der Praxis wird die Arbeit an klaren und akzeptierten Zielen sträflich vernachlässigt. Folglich entsteht Frust. Sowohl aufseiten der Führungskraft, als auch beim Mitarbeiter. Ich gehe sogar noch einen Schritt weiter. Wenn die Ziele klar genug definiert wären, braucht es keine Führungskraft mehr.
2. Es fehlt die Anbindung an übergeordnete Unternehmensziele. Das kann zum einen daran liegen, dass die Unternehmensziele selbst nicht klar genug definiert sind. Zum anderen wird die Arbeit gescheut ein durchgängiges Zielsystem zu etablieren. Ausgehend von der Unternehmensstrategie bis hin zum Mitarbeiter.
3. Unklare Ziele werden an die variable Entlohnung des Mitarbeiters gekoppelt. In der Folge werden einfach immer alle Ziele erreicht, weil sich niemand den Streit über die Zielerreichung antun will. Oder es folgen zähe Diskussion, die dazu führen das MbO als nicht brauchbares Instrument abgestempelt wird.

Was ist die X-Matrix?

Die X-Matrix stellt ein einfaches Schema dar, welches das strukturierte „Herunterbrechen“ der strategischen Ziele auf verschiedene, untergeordnete Ebenen und die Zuordnung von Verantwortlichkeiten unterstützt. Somit werden die strategischen Ziele über den Zwischenschritt der Formulierung von Vorhaben in Prozess- oder Abteilungsziele übergeleitet. In einem weiteren Schritt können aus Prozess- oder Abteilungszielen nach derselben Systematik die Mitarbeiterziele abgeleitet werden: FRITZ X-Matrix (Stand 30. März 2016) [XLSX]

Wie gehe ich bei der X-Matrix vor?

Schritt 1: Ableitung strategischer Zielsetzungen
Strategische Ziele sind allgemeine Ziele mit einer Fristigkeit von 3 – 4 Jahren und werden aus der Unternehmensstrategie abgeleitet. Eine Strategie setzt sich zumeist aus mehreren strategischen Zielsetzungen zusammen, die in Kombination zur Erreichung des gewünschten Sollzustandes führen.

Schritt 2: Ableitung von Vorhaben
Die Vorhaben helfen die strategischen Ziele zu konkretisieren, ohne bereits den Weg zur Erreichung derselben vorzugeben. Für jedes strategische Ziel werden 1 – 3 Vorhaben definiert und über Kreuze verbunden. Dieser Schritt geschieht top-down mit Beteiligung der Prozessverantwortlichen.

Schritt 3: Ableitung der Prozessziele
Das rechte Feld der X-Matrix bildet die Prozessziele ab, die aus den Vorhaben abgeleitet werden. Die Prozessziele werden vom Top-Management zusammen mit den verantwortlichen Führungskräften erarbeitet. Auch dieses Feld wird wieder mit Kreuzen mit den Vorhaben verbunden. So wird deutlich, welche Prozessziele die Erreichung welcher Vorhaben und somit welcher strategischen Ziele unterstützt. Anschließend werden die verantwortlichen Prozesse / Prozessverantwortlichen zugeordnet.

Schritt 4: Ableitung der Mitarbeiterziele
Schlussendlich werden die Prozessziele auf einzelne Mitarbeiterziele heruntergebrochen und wiederum über Kreuze verbunden. Im linken unteren Feld, neben den Mitarbeiterzielen, kann eine Abschlusskontrolle werden. Gehen die Mitarbeiterziele mit den strategischen Zielen konform? Besteht eine Verbindung?

UPDATE 2017

In einem kürzlich erfolgten Projekt zur Implementierung der X-Matrix habe ich das Tool überarbeitet und vereinfacht. Zum einen wurden die Prozessziele in Abteilungsziele unbenannt. Zum anderen wurden nicht notwendige Verknüpfungen gelöscht: FRITZ X-Matrix (Stand 16. März 2017) [XLSX].

UPDATE 2020

Es gibt Unternehmen, die bereits stark prozessorientiert organisiert sind. Dann gibt es Unternehmen, die nach wie vor stark funktionsorientiert aufgestellt sind. Diesem Umstand möchte ich Rechnung tragen und habe zwei unterschiedliche Sichten auf die X-Matrix erstellt. Einmal funktionsorientiert mit Abteilungszielen und einmal prozessorientiert mit Prozesszielen. Die Absicht bleibt die gleiche, nämlich strategische Ziele auf untergeordnete Ebenen systematisch herunterzubrechen: FRITZ X-Matrix 20191025 [XLSX].

Fazit: X-Matrix

Die X-Matrix ist ein bewährtes Tool um die Arbeit an Zielen im Unternehmen systematisch anzugehen. Somit wird die Unternehmensstrategie auf allen relevanten Ebenen zum Leben erweckt und erfolgreich implementiert. Was einem das Tool nach wie vor nicht abnimmt, ist die Formulierung von klaren und akzeptierten Zielen.

Dr. Patrick Fritz

P.S. weitere Methoden und Tools zum kostenlosen Download findet ihr auf www.hochleistungsorganisation.com.