Projektumfeldanalyse: Wie du relevante Einflussfaktoren frühzeitig erkennst (3/13)
Die Projektumfeldanalyse hilft dir relevante Einflussfaktoren frühzeitig zu erkennen. Dazu untersucht das Projektteam das Umfeld, in dem das neue Projekt eingebettet ist. Synonym wird auch von Projektumweltanalyse oder Projektkontextanalyse gesprochen. Unabhängig von der Bezeichnung stehen drei zentrale Kontexte im Fokus: zeitlich, sachlich und sozial.
Inhalt
Vergangenheit und Zukunft des Projekts verstehen
Die zeitliche Projektumfeldanalyse zeigt, was vor dem Projekt passiert ist (Vorprojektphase) und was nach dem Projekt passieren wird (Nachprojektphase). Die Beauftragung des Projektes ist ein Ereignis, das in die Vorprojekthase fällt. Auch wenn es beim Blick in die Zukunft immer Unsicherheiten gibt, ermöglicht diese Perspektive, bereits früh einen klaren Blick auf das Projektendereignis zu bekommen.
Eine klare Definition des zeitlichen Projektumfeldes grenzt das Projekt sauber gegenüber anderen Vorhaben ab. Dadurch nähert sich das Projektteam der zentralen Frage: Was gehört zum Projekt und was gehört nicht zum Projekt?
Sachliche Projektumfeldanalyse
Die sachliche Projektumfeldanalyse blickt gezielt auf frühere, vergleichbare Projekte. Nicht zum ersten Mal setzen Organisationen für dasselbe Problem erneut ein Projekt auf, weil frühere Anläufe gescheitert sind. Das ist grundsätzlich nicht schlimm, aber es wäre gut zu wissen, warum die vorherigen Projekte gescheitert sind. Deshalb empfiehlt es sich, das Gespräch mit dem Projektleiter des vorherigen Projekts zu suchen.
Ein weiterer sachlicher Einfluss auf das Projekt können übergeordnete Unternehmensziele sein. Steht das Projekt im Einklang mit den aktuellen Unternehmenszielen? Projekte müssen immer einen Beitrag zum Geschäftserfolg leisten. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen entweder die Unternehmensziele geändert, oder viel wahrscheinlicher, das Projekt an die Unternehmensziele angepasst werden.
Ein letzter sachlicher Einfluss, der gerne vergessen wird, sind Rahmenbedingungen, Normen und Gesetze. Aussagen wie „Ich habe nicht daran gedacht, dass ISO 12345 für unser Projekt relevant ist“ zeigen, wie schnell solche Anforderungen übersehen werden. Der sachliche Kontext schärft den Blick für solche Anforderungen und macht Handlungsbedarf früh sichtbar.
„Profitieren aus dem Erfahrungsschatz der Vergangenheit. Lösungsfindung eigener Aufgabenstellungen der Gegenwart. Ideen und Inspiration zur Weiterentwicklung für die Zukunft. Dies ist der überzeugende Ansatz im Führungskreis Vertrieb, einer beruflichen Selbsthilfegruppe aus Experten für Experten. “
Stakeholder erkennen und richtig einbinden
Im sozialen Projektumfeld analysiert das Team, wer am Projekt beteiligt ist oder davon betroffen sein könnte. Sogenannte Stakeholder oder Anspruchsgruppen. Dabei kann es sich sowohl um Einzelpersonen (z.B. Hr. Maier), als auch um bestimmte Rollen im Unternehmen (z.B. Qualitätsmanager) oder ganze Organisationen (z.B. Mitbewerber ABC) handeln, die für das Projekt relevant sind.
Sobald die Liste vollständig ist, sammelt das Projektteam sowohl Chancen als auch Risiken jedes Stakeholders in Bezug auf das Projekt. Steht der jeweilige Stakeholder dem Projekt eher positiv oder negativ gegenüber? Falls erforderlich, leitet das Projektteam daraus konkrete Maßnahmen ab, z.B. regelmäßige Kommunikation mit der betreffenden Anspruchsgruppe. Die Gestaltung der Projektumweltbeziehungen ist eine klare Projektmanagementaufgabe.
TIPP! Für die erste Sammlung der Stakeholder eignet sich ein Kreis in der Mitte, der das Projekt symbolisiert. Das Team ordnet die Stakeholder rund um das Projekt an, vergleichbar mit einer Mindmap.
Fazit – Projektumfeldanalyse
Analysiere das Projektumfeld für dein eigenes Projekt. Damit grenzt du dein Projekt in zeitlicher, sachlicher und sozialer Hinsicht ab. Die Vorlage dazu findest du im Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF]. Die folgende Checkliste soll dir abschließend helfen zu klären, ob du an alles gedacht hast:
- Hat das Team klar definiert, wann das Projekt vorbei ist?
- Ist das Team informiert über alles, was bisher (vor dem Projekt) gelaufen ist?
- Hat das Team an ALLES gedacht (andere Projekte, Unternehmensziele, Rahmenbedingungen, Normen, Regelungen, Vorschriften)?
- Hat das Team an ALLE gedacht? („Ich wusste nicht, dass ich auch mit dem Logistiker sprechen muss!“)
Solltest du eine konkrete Frage zur Projektumfeldanalyse haben, kannst du dich gerne per Kommentar direkt an mich wenden. Im nächsten Beitrag geht es mit Projektorganisation stellt Entscheidung sicher.
Dr. Patrick Fritz