Wie kann ich meine Kommunikation verbessern?

„Wie kann ich meine Kommunikation verbessern?“, diese Frage aus dem Führungskreis High Potentials war für mich Motivation die besten Tipps von drei Experten zusammen zu stellen. Hier das Ergebnis, das ich gerne zur Diskussion stelle.

Experte 1: Manfred Zumtobel

Gerade im Kontext Führung ist die Kommunikationstreppe nach Manfred Zumtobel für mich ein unheimlich wichtiges Instrument, um die eigene Kommunikation zu verbessern.

Stufe 1: Information

Manchmal sind keine langen Diskussion erwünscht, möglich oder sinnvoll. In diesem Fall wird das Gegenüber lediglich informiert: „Ich sage Euch, was Fakt ist und was wir tun“. Ich glaube es kann für alle Parteien befreiend wirken, wenn die Führungskraft eine klare Ansage trifft, was geschehen wird.

Stufe 2: Meinungsbildung

Auf Stufe 2 der Kommunikationstreppe, nutzt die Führungskraft die Erfahrungen der Betroffenen: „Ich sage Euch, was Fakt ist und wir überlegen (gemeinsam), was zu tun ist“. Der kleine, aber feine Unterschied, die Entscheidung, was zu tun ist, liegt nach wie vor bei der Führungskraft. Er konsultiert die Betroffenen, behält das Entscheidungsrecht aber nach wie vor bei sich.

Stufe 3: Entscheidung

Erst auf Stufe 3 der Kommunikationstreppe wird die Entscheidungsbefugnis an die Gruppe delegiert: „Ich sage Euch, was Fakt ist und wir überlegen UND entscheiden (gemeinsam), was zu tun ist“. Wenn man noch genauere Vorgaben möchte, könnte auch der Entscheidungsmodus vorgegeben werden, wie z.B. Mehrheitsentscheid oder konsultativer Einzelentscheid.

Experte 2: Herbert Salzmann

Herbert Salzmann führt eine weitere wichtige Unterscheidung ein, die dabei hilft die interne Kommunikation zu verbessern, z.B. bei einem Mitarbeitergespräch. Salzmanns Überlegungen folgend, gilt folgende Grundaussage:

Klar, bestimmt und konsequent in der AUFGABE und zugleich respektvoll und wertschätzend in der BEZIEHUNG.

Wie sieht nun ein Mitarbeitergespräch aus, dass die Beziehung respektiert und gleichzeitig in der Sache konfrontiert? Folgende Vorlage soll bei der Strukturierung des Mitarbeitergesprächs helfen:

1. In Kontakt gehen

Am Anfang eines jeden Mitarbeitergesprächs steht die Wertschätzung auf der Beziehungsebene im Vordergrund. Dazu ist es wichtig einen ruhigen Raum und eine passende Zeit zu wählen. Indem die Führungskraft dem Mitarbeiter seine ungeteilte Aufmerksamkeit schenkt, kann der Kontakt hergestellt werden. Faustregel: Je stärker das Problem oder der Konflikt, desto schneller zur Sache kommen. Sonst verkommt das Mitarbeitergespräch zum Laienspieltheater.

2. Standpunkt Führungskraft

Wenn die Basis auf der Beziehungsebene gelegt ist, kann die Konfrontation auf der Aufgabenebene stattfinden. Dazu gilt es dem Mitarbeiter die Situation bzw. das Problem aus Sicht der Führungskraft konkret zu beschreiben und die möglichen Auswirkungen deutlich zu machen – auf keinem Fall umgekehrt. Eventuell gibt es auch mehrere konkrete Wahrnehmungen, um das Problem nachvollziehbar-er zu machen.

3. Standpunkt Mitarbeiter

Anschließend fragt die Führungskraft nach dem Problem aus Sicht des Mitarbeiters. Hierzu ist es wichtig offene Fragen zu formulieren, z.B. wie siehst du die Situation? Wichtig: Es gibt (Ausnahme-)Situationen, in denen es einfach nicht passt nach dem Standpunkt des Mitarbeiters zu fragen, z.B. wenn Gefahr in Verzug ist. Auch dann wäre es nur gekünstelt, indem man eine Aussage in einer Frage versteckt.

4. Gemeinsame Lösung finden

In Schritt 4 geht es darum miteinander in einen Dialog zu kommen, mit dem Ziel eine gemeinsame Lösung zu finden. Die Lösung sollte den Interessen beider Gesprächspartner entsprechen. Auch hier gilt wieder die Ausnahme von gerade eben, manchmal ist es ausreichend nur eine Seite zu berücksichtigen. Manche Dinge sind einfach zu tun, ohne Diskussion.

5. Vereinbarung treffen

Abschließend werden klare Vereinbarungen getroffen. Wer macht was bis wann? In welche Qualität? In welcher Menge? Optional kann es Sinn machen direkt einen Auswertungstermin zu vereinbaren, um zu prüfen wie weit man in der Zwischenzeit gekommen ist. Nicht zu vergessen, in gewissen Situationen kann es auch sinnvoll sein über Konsequenzen bei Nichterfüllung zu sprechen.

Expertin 3: Ursula Hilbrand

Ursula Hilbrand zeigt schlussendlich wie eine gemeinsame Willensbildung, vielleicht sogar gemeinsame Entscheidung, konkret durchgeführt werden kann. Ähnlich wie Zumtobel unterscheidet sie zunächst die unterschiedlichen Stufen der Partizipation oder Beteiligung:

Echte Beteiligung passiert also erst wenn Mitsprache gegeben ist. Ein konkretes Format wie dies nun gelingen kann ist das von ihr entwickelte Pro Action Café. Im Unterschied zum verwandten World Café kann hier jeder seine Problemstellung einbringen und bekommt von den Kollegen auf Augenhöhe Unterstützung dazu. Nach einem vorher definierten Ablaufplan wird in jeder Runde eine neue Frage gestellt:

1. Was steckt hinter der Frage?
2. Was fehlt noch?
3. Was sind meine nächsten Schritte?

Abschließend berichten die Fallgeber oder Tischgastgeber von ihren wichtigsten Einsichten und nächsten Schritten. Ein wunderbares Format zur Verbesserung der zwischenmenschlichen Kommunikation.

Fazit – Kommunikation verbessern

Kommunikation verbessern ist das um und auf um die eigene Führungsleistung zu verbessern. Zumtobel regt dazu an Klarheit über den Grad der Einbindung zu gewinnen: Information, Meinungsbildung oder Entscheidung. Salzmann überträgt dies auf ein konkretes Mitarbeitergespräch. Hilbrand zieht den Kreis weiter und überträgt es auf größere Gruppen.

Dr. Patrick Fritz