Risikoanalyse im Projekt mit Methode

Die Risikoanalyse stellt die Frage, was könnte im Projekt schiefgehen? Das ist nicht nur eine lästige Pflichtübung für Pessimisten, sondern die Antwort auf das Puffer-Problem!

Wie mache ich eine Risikoanalyse?

Die Vorlage für die Risikoanalyse kannst du kostenlos im Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF] herunterladen.

In der ersten Spalte Risiko wird im Projektteam zunächst im Brainstorming-Modus gesammelt, was im Projekt schief gehen könnte. Welche künftigen Ereignisse, können nachteilige Auswirkungen auf das Projekt haben? Zumindest drei Risiken sind immer schnell gefunden. Vielleicht der Ausfall eines wichtigen Projektteammitglieds?

Anschließend wird in einem zweiten Schritt die Eintrittswahrscheinlichkeit für jedes Risiko bewertet. In wie vielen von zehn Fällen würde das Risiko eintreten? Ist die Antwort 1, beträgt die Eintrittswahrscheinlichkeit 10%.

Wenn das Risiko bzw. das künftige nachteilige Ereignis eintrifft, was wären dann die Auswirkungen auf das Projekt? Die Kunst besteht an dieser Stelle darin so konkret wie möglich zu sein. Um wie viele Tage würde sich das Projekt verzögern? Wieviel würden die Projektkosten steigen?

Schlussendlich gilt es, aufgrund von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung, eine passende Maßnahmen zu setzen. Für den Umgang mit identifizierten Risiken gibt es vier unterschiedliche Strategien.

4 Strategien im Umgang mit Projektrisiken

1. Vermeiden: bei besonders schwerwiegenden Projektrisiken kann es sinnvoll sein, diese zu vermeiden. Dazu muss ich das Projekt so planen, dass dieses Projektrisiko erst gar nicht auftreten kann.
2. Reduzieren: entweder kann ich versuchen die Eintrittswahrscheinlichkeit oder die Auswirkung zu reduzieren. Beim oben erwähnten Ausfall einer Schlüsselressource, könnte man z.B. frühzeitig einen Ersatz suchen.
3. Verlagern: diese Strategie wird häufig gewählt, indem ein großes Projekt in ein Konzept- und Umsetzungs-Projekt unterteilt wird. So wird das Projektrisiko in das Folgeprojekt verlagert. Eine weitere Möglichkeit könnte eine Versicherung sein.
4. Akzeptieren: bei Projektrisiken, die den Projekterfolg nicht wirklich beeinflussen, kann akzeptieren eine durchaus sinnvolle Strategie sein. Das heißt einfach gar nichts machen!

Was hat die Risikoanalyse mit der Pufferplanung zu tun?

Beim Planning Poker schwingt immer wieder die Angst mit, dass etwas schief gehen könnten. Deshalb werden bewusst oder unbewusst immer wieder Puffer eingeplant. Anstelle 30h nehmen wir mal lieber 40h. Wenn das bei jedem Arbeitspaket geschieht, hat man schlussendlich einen völlig intransparenten Projektplan.

Deshalb empfehle ich beim Planning Poker KEINEN Puffer einzuplanen. Die Planung des Puffers geschieht über die Maßnahmenplanung in der Risikoanalyse. So kann der Projektleiter eine sehr viel transparentere Projektplanung vorlegen und konkrete Aussagen liefern.

Wenn alles gut geht, sind wir bis dann fertig und zu folgenden Kosten. Wenn Risiko A eintritt, setzen wir Maßnahme A in Kraft. Dann wird sich das Projekt um X Wochen verzögern, wir bleiben im Budget. Es geht nicht darum die Risiken in einer großen Wolke zu verstecken. Sondern Risiken erkennen, bewerten und Maßnahmen setzen.

Dr. Patrick Fritz