Die Projektumfeldanalyse hilft blinde Flecken zu vermeiden. Dazu wird das Umfeld untersucht, indem das neue Projekt eingebettet ist. Synonym wird auch von Projektumweltanalyse oder Projektkontextanalyse gesprochen. Egal wie, immer wieder werden drei Dimensionen beleuchtet:
Zeitliche Projektumfeldanalyse
Die zeitliche Projektumfeldanalyse zeigt, was vor dem Projekt passiert ist (Vorprojektphase) und was nach dem Projekt passieren wird (Nachprojektphase). Die Beauftragung des Projektes ist ein Ereignis, das in die Vorprojekthase fällt. Auch wenn es beim Blick in die Zukunft immer Unsicherheiten gibt, hilft diese Perspektive, bereits jetzt einen klaren Blick auf das Projektendereignis zu bekommen.
Durch eine klare Definition des zeitlichen Projektumfeldes wird das Projekt gegenüber anderen Vorhaben klar ein- und abgegrenzt. Somit kommen wir der Antwort auf die Frage, was gehört zum Projekt und was nicht, einen Schritt näher.
Sachliche Projektumfeldanalyse
Bei der sachlichen Projektumfeldanalyse wird geprüft, ob es bereits Projekte gegeben hat, die etwas mit dem aktuellen Projekt zu tun haben. Nicht zum ersten Mal wird für dasselbe Problem, zum wiederholten Male ein neues Projekt aufgesetzt, da alle Vorgänger-Projekte gescheitert sind. Das ist grundsätzlich nicht schlimm, aber es wäre gut zu wissen, warum die vorherigen Projekte gescheitert sind. In diesem Fall ist die erforderliche Maßnahme, mit dem Projektleiter des vorangegangenen Projektes darüber zu sprechen.
Ein weiterer sachlicher Einfluss auf das Projekt können übergeordnete Unternehmensziele sein. Steht das Projekt im Einklang mit den aktuellen Unternehmenszielen? Projekte müssen immer einen Beitrag zum Geschäftserfolg leisten. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen entweder die Unternehmensziele geändert, oder viel wahrscheinlicher, das Projekt an die Unternehmensziele angepasst werden.
Ein letzter sachlicher Einfluss, der gerne vergessen wird, sind Rahmenbedingungen, Normen und Gesetze. „Ich habe nicht daran gedacht, dass ISO 12345 für unser Projekt relevant ist“. Deshalb hilft der sachliche Kontext, für solche Fragestellungen sensibilisiert zu werden und entsprechende Maßnahmen zu setzen.
Soziale Projektumfeldanalyse
Beim sozialen Projektumfeld wird analysiert, wer in das Projekt involviert ist oder vom Projekt betroffen sein könnte. Sogenannte Stakeholder oder Anspruchsgruppen. Dabei kann es sich sowohl um Einzelpersonen (z.B. Hr. Maier), bestimmte Rollen im Unternehmen (z.B. Qualitätsmanager) oder ganze Organisationen (z.B. Mitbewerber ABC) handeln, die für das Projekt relevant sind.
Wenn die Liste vollständig ist, werden sowohl die Chancen als auch Risiken des jeweiligen Stakeholders in Bezug auf das aktuelle Projekt gesammelt. Steht der jeweilige Stakeholder dem Projekt eher positiv oder negativ gegenüber? Falls notwendig sollen daraus Maßnahmen abgeleitet werden. Häufige Maßnahmen sind z.B. regelmäßige Kommunikation mit der betreffenden Anspruchsgruppe. Die Gestaltung der Projektumweltbeziehungen ist eine klare Projektmanagementaufgabe.
TIPP! Für die erste Sammlung der Stakeholder eignet sich ein Kreis in der Mitte, der das Projekt symbolisiert. Rundherum werden die Stakeholder gesammelt, ähnlich einer Mindmap.
Fazit – Projektumfeldanalyse
Analysiere das Projektumfeld für dein eigenes Projekt. Damit grenzt du dein Projekt in zeitlicher, sachlicher und sozialer Hinsicht ab. Die folgende Checkliste soll dir abschließend helfen zu klären, ob du an alles gedacht hast:
- Hat das Team klar definiert, wann das Projekt vorbei ist?
- Ist das Team informiert über alles, was bisher (vor dem Projekt) gelaufen ist?
- Hat das Team an ALLES gedacht (andere Projekte, Unternehmensziele, Rahmenbedingungen, Normen, Regelungen, Vorschriften)?
- Hat das Team an ALLE gedacht? („Ich wusste nicht, dass ich auch mit dem Logistiker sprechen muss!“)
Dr. Patrick Fritz
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