Der Projektstrukturplan (PSP) ist neben dem Projektzieleplan die wichtigste Projektmanagement-Methode. Der PSP ist dabei mit dem Inhaltsverzeichnis eines Buches vergleichbar. Auf verschiedenen Gliederungsebenen werden die Inhalte bzw. Leistungen des Projektes in Form eines Baumdiagramms dargestellt. Somit kann sich jedes Teammitglied ein Bild – Big Picture – vom aktuellen Projekt machen.
Die Inhalte bzw. Leistungen des Projektes sind in Form von Arbeitspaketen abgebildet. Bei Arbeitspaketen handelt es sich um Bündel von Aufgaben, die alle innerhalb eines Projektes zu erfüllen sind. Ein Arbeitspaket ist also mehr als eine einzelne Aufgabe, aber weniger als eine Projektphase oder das ganze Projekt.
Wie sieht ein Projektstrukturplan aus?
Grundsätzlich kann zwischen drei verschiedenen Formen von Projektstrukturplänen unterschieden werden: objektorientierte, funktionsorientierte und phasenorientierte Projektstrukturpläne.
Objektorientierter Projektstrukturplan
Beim objektorientierten PSP wird das Projekt in Objekte aufgeteilt. Objekte können in der Baubranche die Gewerke eines Hauses sein: Keller, Dachstuhl, Rohbau etc. Anschließend werden die Arbeitspakete den einzelnen Gewerken „angehängt“ (siehe nachfolgende Abbildung). Arbeitspakete des Objektes Keller können z.B. sein „Aushub vornehmen“ und „Bodenplatte betonieren“.
Funktionsorientierter Projektstrukturplan
Beim funktionsorientierten PSP wird nach den Funktionsbereichen der projektausführenden Organisation gefragt. Funktionen beim Bau eines Hauses können sein: Tiefbauer, Maurer, Zimmerer etc. Anschließend werden die Arbeitspakete den einzelnen Funktionsträgern „angehängt“. Arbeitspakete der Funktion Maurer können z.B. „Ziegel anliefern“ und „Erdgeschoss mauern“ sein.
Phasenorientierter Projektstrukturplan
Beim phasenorientierten PSP wird das Projekt in zeitliche Phasen unterteilt, die aufeinanderfolgen. Phasen bei der Planung einer Veranstaltung können sein: Konzeption, Planung, Umsetzung, Kontrolle etc. Anschließend werden die Arbeitspakete den zeitlichen Phasen „angehängt“. Arbeitspakete der Phase Konzept können z.B. „Konzept erstellen“ und „Konzept abstimmen“ sein. Projektphasen müssen nicht immer aufeinanderfolgen. Sie können auch (teilweise) parallel ablaufen.
Wie erstelle ich einen Projektstrukturplan?
Bei Teilnehmern meiner Seminare erlebe ich immer wieder, wie schwer es ist ein Projekt zu strukturieren bzw. das Projekt in Arbeitspakete zu unterteilen. Dabei habe ich festgestellt, dass die meisten Projektteams versuchen den Projektstrukturplan Top Down zu erstellen. Zuerst wird das Gliederungsprinzip (unbewusst) entschieden, dann werden die Arbeitspakete hinzugefügt. Dieses Vorgehen ist allerdings nur bei erfahrenen Hasen im Projektgeschäft erfolgreich oder bei „Standardprojekten“, die es laut Definition ja eigentlich gar nicht geben dürfte. Von einer Studentengruppe durfte ich lernen, wie die Erstellung eines PSP leichter von der Hand geht:
1. Aufgaben sammeln
Jeder im Projektteam bekommt Moderationskarten und einen Stift. Anschließend sammelt jeder für sich die Aufgaben, die im aktuellen Projekt zu erledigen sind. Pro Kärtchen wird eine Aufgabe notiert und auf einem gemeinsamen Stapel abgelegt. Dabei sollte im Team nicht gesprochen werden. Aufgaben bzw. Kärtchen dürfen zum jetzigen Zeitpunkt doppelt und dreifach vorkommen.
2. Aufgaben gruppieren
Anschließend nimmt sich das Projektteam eine Pinnwand. Ein Teammitglied, eventuell der Projektleiter, übernimmt die Rolle des Moderators. Im gemeinsamen Gespräch werden dann alle Aufgaben gruppiert, die eine gewisse Ähnlichkeit haben – wie im nachfolgenden Bild dargestellt. Links oben könnten z.B. alle Aufgaben stehen, die mit Marketing zu tun haben. Bei diesem Prozess werden Aufgaben, die wirklich doppelt erfasst wurden, direkt aussortiert.
TIPP! Ich würde zu diesem (frühen) Zeitpunkt noch keine Unterscheidung zwischen Aufgaben und Arbeitspaketen machen. Aufgrund der gewählten Herangehensweise müssen Aufgaben zwangsläufig auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen sein. Feedback zu deinem PSP bekommst du im Online-Training „Agiles Projektmanagement„.3. Aufgaben (-gruppen) benennen
Anschließend werden den Aufgabengruppen Namen gegeben. Im untenstehenden Bild sind das die orangen Moderationskarten. Später werden wir feststellen, dass es sich dabei um die erste Gliederungsebene handelt. Häufig werden hier Phasen benannt, wie z.B. Planung und Umsetzung. Manchmal können es aber auch Objekte oder Funktionen sein, wie z.B. Umfrage oder Marketing.
4. Aufgaben(-gruppen) reihen:
Abschließend werden die nun benannten Aufgabengruppen in eine Reihenfolge gebracht. Dazu werden im obenstehenden Bild ovale Kärtchen verwendet, um die Aufgabengruppen in die zeitliche Abfolge ihrer Bearbeitung zu bringen: 1. Projektmanagement – 2. Konzeption – 3. Planung – 4. Umsetzung …
Mit dieser Vorgehensweise, die ich nur empfehlen kann, kommen selbst Anfänger nach ein bis maximal zwei Stunden zu einem 1. Entwurf für einen Projektstrukturplan. Vielleicht noch etwas unstrukturiert und noch nicht perfekt, aber für einen Entwurf bereits sehr gut. Feiner Nebeneffekt, durch die gemeinsame Erstellung des PSP, entsteht das Big Picture im Projektteam wie von selbst.
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