Projektmeilensteine sind Etappen- bzw. Zwischenziele in einem Projekt, die dabei helfen, das Projekt zeitlich besser zu strukturieren. Bei einem Projektmeilenstein handelt es sich immer um einen Zeitpunkt, zu dem etwas erreicht wurde.
Dementsprechend unterscheidet sich auch die Formulierung von Arbeitspaketen und Meilensteinen. Ein Arbeitspaket beschreibt, was zu tun ist, z.B. Fragebogen entwickeln. Während ein Meilenstein signalisiert, was bis zum Zeitpunkt X erledigt wurde, z.B. Befragung abgeschlossen.
Projektmeilensteine werden häufig an das Ende einer Projektphase gesetzt. Wenn die Projektphase „Planung“ heißt, könnte der zugehörige Meilenstein „Planung abgeschlossen“ heißen. Außerdem sind Projektmeilensteine ausgezeichnete Zeitpunkte für eine Projektcontrolling-Sitzung mit dem Auftraggeber.
Da mit einem Meilenstein der Soll-Zustand im Projekt zu einem gewissen Zeitpunkt definiert ist, lässt sich sehr gut ein Soll-Ist-Abgleich durchführen. Bei einer Projektdauer von sechs Monaten sind als Faustregel ca. zwei bis drei Projektmeilensteine anzusetzen.
Wann werden Projektmeilensteine verwendet?
Ich empfehle den Projektmeilensteinplan, als gröbsten der drei Projektpläne, bei JEDEM Projekt zu verwenden. Das Projekt wird durch Meilensteine zum einen übersichtlicher. Zum anderen steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit. Gerade wenn es Abweichungen zum definierten Soll gibt, können frühzeitig Maßnahmen gesetzt werden.
In Ausnahmefällen ist sogar „nur“ ein Projektmeilensteinplan für die Planung des Projektablaufs ausreichend. Allerdings habe ich dabei die Sorge, dass die Meilensteine lediglich sehr grobe Schätzungen darstellen. Die zudem immer wieder verschoben werden, wie es gerade passt. Dementsprechend unsicher ist der Projektausgang.
Wie werden Projektmeilensteine erstellt?
Eine Vorlage für den Projektmeilensteinplan kannst du dir kostenlos im Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF] herunterladen.
In der ersten Spalte der Vorlage wird der PSP-Code (Projektstrukturplan-Code) eingetragen. Grundlage für den Projektmeilensteinplan ist immer der Projektstrukturplan mit seinen Arbeitspaketen. Projektmeilensteine ergänzen den Projektstrukturplan und müssen dort eingefügt werden. Wenn das letzte Arbeitspaket der Projektphase „Planung“ die Nummer 2.6. trägt, könnte der anschließende Meilenstein die Nummer 2.7 tragen.
Der Meilenstein-Name in der zweiten Spalte ist so zu wählen wie oben erläutert. Wenn das Arbeitspaket 2.6 den Namen „Planung abstimmen“ trägt, kann man den Meilenstein mit „2.7 Planung abgeschlossen“ benennen.
Der PLAN-Termin in der dritten Spalte ist auf Basis des Projektterminplans einfach zu bestimmen. Mithilfe des Planning Pokers wissen wir, wie lange Arbeitspaket 2.6 dauert, z.B. vom 3. Juni 2020 bis zum 6. Juni 2020, 17.00 Uhr. In diesem Fall würde ich den PLAN-Termin des Meilensteins auf den 7. Juni 2020 legen.
In der letzten Spalte wird während des Projektes der IST-Termin eingetragen. Somit ist ein einfaches Projektcontrolling möglich: Haben wir zum Meilenstein 2.7 alle Leistungen erbracht, die wir bis hierher geplant haben?
TIPP! Projektcontrolling hat weniger mit Kontrolle zu tun. Vielmehr mit Controlling im Sinne von Steuerung. Ziel ist es frühestmöglich, über Abweichungen informiert zu sein und entsprechend handeln zu können. Bei Bedarf können nun die Projektpläne adaptiert werden, die im Projektstartprozess bzw. beim Projektstartworkshop erstellt wurden.
Dr. Patrick Fritz
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