Projektkosten mit Excel berechnen

Projektkosten lassen sich mithilfe des Projektkostenplan schnell und übersichtlich darstellen. Dazu braucht es nicht einmal Excel.

Wie kann ich die Projektkosten berechnen?

In der Spalte Arbeitspaket/Meilenstein werden sämtliche Arbeitspakete und Meilensteine aus dem Projektstrukturplan übernommen. Für jedes Arbeitspaket und für jeden Meilenstein wird festgelegt welche Kostenarten anfallen werden. Die häufigste Kostenart in Projekten ist Personal. Außer bei Investitionsprojekten.

In den Spalten Menge und Preis/Einheit wird ermittelt, wie viele Stunden oder Stück pro Arbeitspaket anfallen und zu welchen Preis pro Einheit. Also z.B. 5 Stunden à €100/Arbeitsstunde. Die Kosten sind dann eine simple Multiplikation. Bei größeren Projekten kann eine Excel-Tabelle sinnvoll sein: Projektkostenplan [XLSX]. In vielen Fällen ist ein Word-Formular ausreichend: Projektkostenplan [DOCX].

Stolpersteine beim Kalkulieren der Projektkosten

1. Einen häufigen Fehler, den ich erlebe gilt es zu vermeiden. Wie viel kostet eine Projektsitzung von 1h mit 5 Personen? Bei einem angenommenen Stundensatz von €100 sind das €500, nicht €100!
2. Interne Personalkosten sind „eh schon da Kosten“, müssen also nicht angegeben werden. FALSCH! Um ein Gefühl für die tatsächlichen Aufwände von Projekten zu bekommen, müssen auch diese Kosten ausgewiesen werden.
3. Die Projektkosten sind immer pro Arbeitspaket anzugeben. Ganze Projektphasen oder das gesamte Projekt abzuschätzen ist unmöglich. Außer das Projekt wiederholt sich immer wieder und ist dann in Wirklichkeit gar kein Projekt (Stichwort Kundenprojekte).

Meine Aufgabe zum Projektkostenplan?

Lade dir die Vorlage für die Projektkosten als Word- oder Excel-Vorlage herunter und ermittle für jedes Arbeitspaket die Kosten.

• Download Projektkostenplan [DOCX]
• Download Projektkostenplan [XLSX]
• Download Projektkostenplan [PDF]

Abschließend zeichnest du dir das magische Dreieck des Projektmanagements auf und gehst gedanklich alle Pole für dein Projekt durch:

• Anforderungen oder Leistungen = Projektstrukturplan = Inhalt deines Projektes.
• Termine = Projektterminplan = Bis wann ist das Projekt abgeschlossen.
• Kosten = Projektkostenplan = Wie viel kostet das gesamte Projekt.

Solltest du eine konkrete Frage zu Projektkosten haben, kannst du gerne einen Kommentar zu diesem Artikel hinterlassen.

Dr. Patrick Fritz