Mitarbeitergespräche führen ist gar nicht so einfach. Einfach stimmt nämlich nur solange es sich um ein positives Mitarbeitergespräch handelt. Ein Lob zur richtigen Zeit, im richtigen Ausmaß, soll schließlich die Motivation des Mitarbeiters erhöhen. Wenn es sich jedoch um ein negatives Mitarbeitergespräch handelt, trennt sich die Spreu vom Weizen sehr schnell. Dem Mitarbeiter negatives Feedback geben, auch kritisieren genannt, ist ungleich schwieriger. In diesem Beitrag führe ich euch Schritt für Schritt durch ein schwieriges Mitarbeitergespräch.
Mitarbeitergespräch vorbereiten
Um ein Mitarbeitergespräch vorzubereiten, ist es ratsam die Konzepte „Wertschätzende Konfrontation“ nach Herbert Salzmann und „Kommunikationsquadrat“ nach Friedemann Schulz von Thun zu kennen (gerne auch „Nachrichtenquadrat“ oder „Vierseitenmodell“ genannt). Beide Konzepte unterscheiden zwischen Aufgabenebene und Beziehungsebene.
Mit Aufgabenebene sind sachbezogene Aspekte der Beziehung gemeint, z.B. das erlebte Verhalten eines Menschen. An dieser Stelle geht es nicht um Objektivität, sondern um subjektive Erlebnisse. Mit Beziehungsebene ist die Achtung vor der jeweils anderen Person gemeint. Im Falle eines Mitarbeitergesprächs die Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Salzmanns Überlegungen folgend, gilt folgende Grundaussage:
Klar, bestimmt und konsequent in der AUFGABE und zugleich respektvoll und wertschätzend in der BEZIEHUNG.
Aus dieser Formel ergeben sich für die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs zweierlei Konsequenzen. Erstens , was die Aufgabe betrifft, ist es Pflicht der Führungskraft die Dinge klar, bestimmt und konsequent anzusprechen. Vor allem negative Aspekte, z.B. die Leistung des Mitarbeiters, müssen offen angesprochen werden. Zweitens darf es auf der Beziehungsebene zu keiner Abwertung kommen. Ein respektvoller, wertschätzender Umgang mit der Person ist unumgänglich.
Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch
Wie sieht nun ein Mitarbeitergespräch aus, dass die Beziehung respektiert und gleichzeitig in der Sache konfrontiert? Folgende Vorlage soll bei der Strukturierung des Mitarbeitergesprächs helfen:
1. In Kontakt gehen
Am Anfang eines jeden Mitarbeitergesprächs steht die Wertschätzung auf der Beziehungsebene im Vordergrund. Dazu ist es wichtig einen ruhigen Raum und eine passende Zeit zu wählen. Indem die Führungskraft dem Mitarbeiter seine ungeteilte Aufmerksamkeit schenkt, kann der Kontakt hergestellt werden. Faustregel : Je stärker das Problem oder der Konflikt, desto schneller zur Sache kommen. Sonst verkommt das Mitarbeitergespräch zum Laienspieltheater.
2. Standpunkt Führungskraft
Wenn die Basis auf der Beziehungsebene gelegt ist, kann die Konfrontation auf der Aufgabenebene stattfinden. Dazu gilt es dem Mitarbeiter die Situation bzw. das Problem aus Sicht der Führungskraft konkret zu beschreiben und die möglichen Auswirkungen deutlich zu machen – auf keinem Fall umgekehrt. Eventuell gibt es auch mehrere konkrete Wahrnehmungen, um das Problem nachvollziehbar-er zu machen.
3. Standpunkt Mitarbeiter
Anschließend fragt die Führungskraft nach dem Problem aus Sicht des Mitarbeiters. Hierzu ist es wichtig offene Fragen zu formulieren, z.B. wie siehst du die Situation? Wichtig : Es gibt (Ausnahme-)Situationen, in denen es einfach nicht passt nach dem Standpunkt des Mitarbeiters zu fragen, z.B. wenn Gefahr in Verzug ist. Auch dann wäre es nur gekünstelt, indem man eine Aussage in einer Frage versteckt. Wie stehst du zu deinem gefährlichen Umgang mit dem Schwerlastkran?
4. Gemeinsame Lösung finden
In Schritt 4 geht es darum miteinander in einen Dialog zu kommen, mit dem Ziel eine gemeinsame Lösung zu finden. Die Lösung sollte den Interessen beider Gesprächspartner entsprechen. Auch hier gilt wieder die Ausnahme von gerade eben, manchmal ist es ausreichend nur eine Seite zu berücksichtigen. Manche Dinge sind einfach zu tun, ohne Diskussion.
5. Vereinbarung treffen
Abschließend werden klare Vereinbarungen getroffen. Wer macht was bis wann? In welche Qualität? In welcher Menge? Optional kann es Sinn machen direkt einen Auswertungstermin zu vereinbaren, um zu prüfen wie weit man in der Zwischenzeit gekommen ist. Nicht zu vergessen, in gewissen Situationen kann es auch sinnvoll sein über Konsequenzen bei Nichterfüllung zu sprechen.
Mitarbeitergespräche üben, üben, üben
Im Führungskreis für High Potentials zeigt sich, gute Mitarbeitergespräche fallen nicht vom Himmel. Hier hilft nur üben, üben, üben. Konkret stellen wir ein Mitarbeitergespräch nach, bei dem ein Teilnehmer die Rolle des Mitarbeiters übernimmt, ein Teilnehmer die Rolle der Führungskraft. Beide bekommen ein Briefing. Die Führungskraft bemerkt einen Leistungsabfall beim Mitarbeiter, der unerklärlich ist. Der Mitarbeiter hat hierfür gute Gründe, die der Führungskraft aber nicht bekannt sind.
Dieses relativ einfache Ausgangssituation kann bei falscher Herangehensweise zu schweren Konflikten führen. Wie wir durch die Fußballmetapher wissen, kommt die Bedeutung von Verhalten immer vom Beobachter. Nie vom Phänomen. D.h. jeder erzeugt seine eigene Wirklichkeit und hat eine andere Interpretation von menschlichem Verhalten. Wenn wir bereit sind diesen Umstand zu akzeptieren, muss jedes Mitarbeitergespräch ein Dialog sein, zum Austausch von Wirklichkeiten – außer Gefahr ist in Verzug.
Fazit – Mitarbeitergespräch führen nach Vorlage
Mitarbeitergespräche führen ist nicht einfach, vor allem wenn es darum geht Kritik zu äußern. Hierbei helfen die beiden Konzepte „Wertschätzende Konfrontation“ und „Kommunikationsquadrat“ in der Praxis ungemein. Die praktische Umsetzung stellt jedoch einige Herausforderungen an Führungskraft und Mitarbeiter.
Häufig kommt es zu einer Vermischung von Aufgaben- und Beziehungsebene. Das macht es schwer bestimmte Dinge im Mitarbeitergespräch, wie beispielsweise die Leistung eines Mitarbeiters, klar und deutlich anzusprechen (Konfrontation). Auf der anderen Seite passiert es allzu leicht, dass die Achtung gegenüber der Person flöten geht und eine Abwertung passiert (Wertschätzung).
Eine konsequente Beachtung von Aufgaben- und Beziehungsebene, sowie eine stimmige Mischung aus Konfrontation und Wertschätzung, kann dazu beitragen bessere Mitarbeitergespräche zu führen. Weitere wichtige Führungs-Fragen über das Mitarbeitergespräch hinaus, werden im Beitrag „Führung – Was Führungskräfte wissen müssen“ behandelt.
Dr. Patrick Fritz
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