Mit Planning Poker zum Projektplan

„Shit in – Shit out“ – wenn die Aufwände pro Arbeitspaket nicht gut geschätzt sind, hilft weder Projektterminplan, noch Projektmeilensteinplan oder Balkenplan (Gantt Chart). An dieser Stelle ist ein Griff in die Trickkiste des „Agilen Projektmanagements“ nützlich. Als Schätzmethode kommt hier der Planning Poker zum Einsatz, den wir uns zunächst in einem Video ansehen.

Was ist Planning Poker?

Der Planning Poker ist eine Schätzmethode auf Basis der Breitband-Delphi-Methode, mit der man den Aufwand eines Arbeitspaketes abschätzen kann. Dazu erhält jedes Teammitglied ein vollständiges Set von Planning Poker Karten, das wie folgt aussieht:

Für die Verwendung im Projektmanagement-Kontext sind die Zahlen auf den Karten, inspiriert durch die Fibonacci-Reihe, mit Stunden gleich zu setzen. Nicht mit Story Points. Normalerweise lasse ich die Karten mit dem Wert „0“, „1/2“ und „?“ weg, damit jedes Teammitglied auch wirklich eine Schätzung abgeben muss. Das „Schätzspiel“ funktioniert wie folgt.

Wie funktioniert Planning Poker?

1. Jedes Arbeitspaket wird im Projektteam kurz diskutiert, um ein gemeinsames Verständnis für den Inhalt zu entwickeln.
2. Jedes Teammitglied macht für sich selbst eine verdeckte Schätzung zum Arbeitsaufwand für das gerade eben diskutierte Arbeitspaket.
3. Auf drei, decken alle Mitspieler ihre Schätzungen gleichzeitig auf.
4. Wenn die Resultate sehr nahe beieinanderliegen oder einstimmig sind, wird der Arbeitsaufwand auf dem Projektstrukturplan notiert. Sollten Ausreißer nach unten oder oben dabei sein, wird diskutiert, wie im Video dargestellt.
5. Nachdem die Diskussion beendet ist, gibt es eine zweite Schätzrunde. Grundsätzlich wird solange geschätzt, bis das Team eine gemeinsame Meinung erzielt. Aus Erfahrung sind jedoch zwei bis max. drei Schätzrunden pro Arbeitspaket ausreichend. Das Ergebnis wird nicht mehr besser!

Tipps zum Planning Poker

Der Projektstrukturplan wird mehrfach überarbeitet. Unter anderem deshalb, weil die Aufwände für die einzelnen Arbeitspakete häufig sehr unterschiedlich sind. Im ersten Entwurf des PSP können Arbeitspakete dabei sein, die fast eine ganze Projektphase ausfüllen. Aber auch kleinere Aufgaben, die durchaus zusammengefasst werden können. Deshalb hat sich folgende Daumenregel bewährt:

• Schätzung  >40 h: Das Arbeitspaket sollte tendenziell gesplittet werden, damit das Risiko einer Fehleinschätzung begrenzt wird.
• Schätzung <3 h: Das Arbeitspaket sollte tendenziell mit einem anderen Arbeitspaket zusammengefasst werden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Zudem gibt es drei Fragen, die im Laufe des Planning Pokers immer wieder auftauchen:

1. Arbeit oder Dauer? Das Projektteam muss sich im Klaren sein, ob sich der Planning Poker auf die reine Arbeitszeit oder die Dauer (inkl. Wartezeiten) des Arbeitspaketes bezieht. So oder so, für die nachfolgende Kostenplanung brauchen wir zunächst die reine Arbeitszeit.
2. 1 oder n-Personen? Falls mehrere Personen an einem Arbeitspaket beteiligt sind, sind die Stunden entsprechend zu vermerken, z.B. 5 Stunden x 4 Personen = 20 Stunden.
3. Puffer? Grundsätzlich sind beim Planning Poker keine Pufferzeiten einzuplanen. Der Puffer wird erst später eingefügt, und zwar über neue Arbeitspakete, die aufgrund von Risikoeinschätzungen erzeugt werden.

Vom Schätzen zum Projektplan

Nachdem die Aufwände pro Arbeitspaket geschätzt sind, ist der Projektplan oder Projektterminplan bzw. Projektterminplan keine große Hürde mehr. Eine Vorlage bekommst du im Online-Training „Agiles Projektmanagement„.

In der ersten Spalte von links werden nun sämtliche Arbeitspakete eingefügt. Die zweite Spalte gibt Auskunft zum Verantwortlichen für das Arbeitspaket, falls nicht schon über die Arbeitspaketspezifikation geklärt. In der dritten Spalte werden nun die geplanten Endtermine der einzelnen Arbeitspakete eingetragen. Wenn der Projektstart am 16.1.2020 stattfindet und das erste Arbeitspaket 24 Stunden Aufwand mit sich bringt, endet es am 18.1.2020 (wenn eine Person daran arbeitet). Am 19.1.2020 kann nun Arbeitspaket Nr. 2 starten.

In der vierten und letzten Spalte werden, wenn das Projekt läuft, die IST-Endtermine der Arbeitspakte für den fortlaufenden Terminabgleich eingetragen. Aufgrund von so feststellbaren Verzögerungen, aber auch aufgrund von Projektcontrolling-Sitzungen, kann es durchaus sein, dass sich Plantermine und damit Projektpläne während des Projektes ändern.

 TIPP!  Bei der täglichen Projektarbeit sind die IST-Aufwände mit den geplanten Schätzungen abzugleichen. So wird das Bauchgefühl für gute Aufwandschätzungen trainiert.