Lust auf eine Denksportaufgabe? Wie das magische Dreieck zeigt, werden beim klassischen Projektmanagement zunächst die Anforderungen erhoben und möglichst früh fixiert, wie in der nachfolgenden Abbildung dargestellt.
Darauf basierend werden Kosten und Termine geschätzt, die häufig bei der Angebotslegung ihren Niederschlag finden. Wie verändert sich das magische Dreieck beim „agilen“ Projektmanagement?
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Beim agilen Projektmanagement werden zuerst Kosten und Termine fixiert. Das nennt man Sprint. Die umgesetzten Anforderungen sind dann eine Schätzung des Teams im Sprint Planning. Das Ganze wird als agiles Mindset bezeichnet. Hast du die Denksportaufgabe richtig gelöst? Nun zu den Hintergründen.
Was ist das magische Dreieck des Projektmanagements?
Für mich ist das magische Dreieck die perfekte Anleitung für die Projektplanung. Zunächst werden Anforderungen fixiert, davon abgeleitet werden Zeit und Kosten geschätzt.
Die Anforderungen oder Leistungen werden durch Projektziele, Projektumfeldanalyse, Projektorganisation, Projektstrukturplan und Arbeitspaketbeschreibung soweit wie möglich erhoben und im Team fixiert.
Planning Poker, Meilensteinplan und Gantt Chart dienen dazu auf dieser Basis die zeitlichen Aufwendungen zu schätzen. Anschließend wird das Ganze mit einem Stundensatz multipliziert und wir landen bei den Projektkosten.
Wie hilft mir das magische Dreieck des Projektmanagements?
Zum einen hat das magische Dreieck eine sehr praktische Relevanz. Sollte nach der ersten Projektplanung herauskommen, das Projekt ist zu teuer, muss man dem Auftraggeber gegenüber nicht mit Rabatten und Preisabschlägen kommen. Wer die Mechanik verstanden hat, wird folgerichtig fragen, welche Inhalte oder Anforderungen können wir weglassen, um in der zweiten Projektplanung auf einen niedrigeren Preis zu kommen.
Zum anderen ist jeder Fachidioten-Streit über Projektmanagement-Methoden hinfällig, wenn man die Logik des magischen Dreiecks verstanden hat. Egal wie die Projektmanagement-Methode auch heißen mag, solange sie mir Antworten zu Anforderungen, Zeit und Kosten liefert, und zwar in dieser Reihenfolge, ist sie grundsätzlich nützlich.
Ist agiles Projektmanagement der Standardfall?
Anders ausgedrückt, steht das magische Dreieck nicht dauerhaft auf dem Kopf. Meine Antwort ist ein klares und eindeutiges NEIN! Meiner Einschätzung nach lassen sich 80-90% der Projekte „klassisch“ effizienter planen und umsetzen:
Stell dir nur ein Bauprojekt vor. Als Bauherr will ich vorab wissen, bis wann der Bau abgeschlossen ist und wie viel er mich kosten wird. Das ist bei komplizierten Problemen auch machbar (siehe dazu CYNEFIN-Framework). In 10-20% der Fälle ist entweder der Weg oder das Ziel noch unklar und kann auch erst im Gehen klarer werden. Die Daumenregel sagt, dass sich min. 30% der definierten Anforderungen pro Monat ändern müssen, damit sich agiles Projektmanagement und zugehöriges agiles Mindset lohnt. Wenn die Änderungsrate noch höher ist bzw. wir erst das Problem definieren müssen, lohnt sich ein Blick auf Design Thinking.
Exkurs: Meetings beim agilen Projektmanagement
Wie die obenstehende Abbildung zeigt, erfordert das agile Vorgehensmodell mehr Kommunikation, um mit der zunehmenden Komplexität klarzukommen. Zur besseren Strukturierung dieser Kommunikation bringt SCRUM 3, eigentlich 4, Meeting-Formate mit.
Beim Daily SCRUM trifft sich das Team täglich für max. 15 Minuten, um drei Fragen zu besprechen:
- Was habe ich seit dem letzten Daily SCRUM gemacht?
- Was plane ich bis zum nächsten Daily SCRUM?
- Welche Hindernisse stören mich bei der Arbeit?
Das Sprint Planning ist ein regelmäßiges Planungsmeeting zu Beginn eines jeden Sprints (häufig alle 14 Tage). Dieses Treffen dient der Klärung der Fragen „was“ im aktuellen Sprint entwickelt wird und „wie“ die vereinbarten Anforderungen realisiert werden. Bei einem zweiwöchigen Sprint sollte das Meeting nicht länger als 4 Stunden dauern.
Das Sprint Review ist ein Meeting-Format von Entwicklungsteam, Scrum Master und Product Owner am Ende eines Sprints zur Präsentation und Abnahme der Entwicklungsergebnisse. Bei einem zweiwöchigen Sprint sollte das Meeting nicht länger als 2 Stunden dauern.
Meine Aufgabe zum magischen Dreieck?
Hast du alle Fragen richtig beantwortet? Gratuliere, nun bist du bereit für die Umsetzung in die Praxis. Lass die bisherigen Projektmanagement-Tools nochmals an dir vorbeiziehen und versuche die Logik des magischen Dreiecks nachzuvollziehen:
- Projektziele = Anforderungen
- Projektumfeldanalyse = Anforderungen
- Projektorganisation = Anforderungen
- Projektstrukturplan = Anforderungen
- Arbeitspaketbeschreibung = Anforderungen
- Planning Poker = Zeit
- Projektmeilensteine = Zeit
- Balkenplan = Zeit
- Kostenplan = Kosten
Versuche dabei gedanklich die Reihenfolge der Methoden zu ändern. Du wirst schnell merken es hat einen Grund, warum genau diese Reihenfolge gewählt wurde.
Solltest du eine konkrete Frage zum magischen Dreieck haben, kannst du dich gerne per Kommentar direkt an mich wenden. Im direkten Anschluss empfehle ich dir den Artikel „Projektkosten mit Excel berechnen„.
Dr. Patrick Fritz
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