Auch wenn der Projektstrukturplan im Projektteam erarbeitet wurde, gibt es immer wieder Arbeitspakete die Fragen aufwerfen. Was ist bei diesem Arbeitspaket genau zu erledigen? Wie grenzt sich Arbeitspaket A von Arbeitspaket B ab? Wer arbeitet bei Arbeitspaket C mit? In diesem Fall ist es besonders hilfreich, unklare Arbeitspakete mit der Arbeitspaketbeschreibung genauer zu definieren.
Wie sieht die Arbeitspaketbeschreibung aus?
Die Arbeitspaketbeschreibung definiert die wichtigsten und/oder unklarsten Arbeitspakete des Projektstrukturplans. In der Regel werden drei bis vier Arbeitspakete ausgewählt und genau spezifiziert. Die Vorlage dazu kannst du dir kostenlos im Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF] herunterladen.
In der ersten Zeile AP Inhalte/Ergebnisse wird eine möglichst messbare Beschreibung der Inhalte und Ergebnisse des jeweiligen Arbeitspaketes hinterlegt. In der zweiten Zeile Verantwortung wird dasjenige Teammitglied vermerkt, welches für die korrekte Erfüllung des Arbeitspakets verantwortlich ist. ACHTUNG! Verantwortung muss nicht unbedingt heißen, dass er oder sie alles selbst erledigen muss.
In der dritten Zeile Mitarbeiter werden 1-n Projektteammitglieder aufgeführt, die bei der Erledigung des Arbeitspaketes mitarbeiten. Die vierte und letzte Zeile Abgenommen dient der Übergabe des Arbeitspakets. Hier kann z.B. der Kunde oder Projektleiter gegenzeichnen, dass das Arbeitspaket entsprechend der Spezifikation abgeliefert wurde.
Was ist die Highlander-Regel?
Bei der Arbeitspaketspezifikation erlebe ich einen Fehler immer wieder. In der dritten Zeile unter Verantwortung wird entweder das gesamte Team oder mehrere Projektteammitglieder genannt, im Sinne von wir kümmern uns alle um das Arbeitspaket. Nach meiner Erfahrung führt dieser Ansatz zu zahlreichen Problemen: „Ich dachte du würdest das machen …“; „… da hätten wir uns besser abstimmen müssen!“ Auf Arbeitspaket-Ebene kommt für mich unter Verantwortung immer die Highlander-Regel zum Zug – es kann nur einen geben.
Solltest du eine konkrete Frage zur Arbeitspaketbeschreibung haben, kannst du dich gerne per Kommentar melden. Im direkten Anschluss empfehle ich dir den Artikel „Mit Planning Poker zum Projektplan„.
Dr. Patrick Fritz
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