Arbeitspaket: Beschreibung, Beispiel, Vorlage (6/13)
Auch wenn das Projektteam den Projektstrukturplan erarbeitet hat, werfen bestimmte Arbeitspakete immer wieder Fragen auf. Was ist bei diesem Arbeitspaket genau zu erledigen? Wie grenzt sich A von B ab? Wer arbeitet bei C mit? In diesem Fall ist es besonders hilfreich mit einer Arbeitspaketbeschreibung zu arbeiten. Mehr dazu in diesem Fritz Tipp.
Inhalt
Wie sieht die Arbeitspaket-Beschreibung aus?
Die Arbeitspaketbeschreibung definiert die wichtigsten und/oder unklarsten Arbeitspakete des Projektstrukturplans. In der Regel werden drei bis vier Arbeitspakete ausgewählt und genau spezifiziert. Die Vorlage dazu kannst du dir kostenlos im Projekthandbuch [DOCX] oder Projekthandbuch [PDF] herunterladen.
In der ersten Zeile AP Inhalte/Ergebnisse wird eine möglichst messbare Beschreibung der Inhalte und Ergebnisse des jeweiligen Arbeitspaketes hinterlegt. In der zweiten Zeile Verantwortung wird dasjenige Teammitglied vermerkt, welches für die korrekte Erfüllung des Arbeitspakets verantwortlich ist. ACHTUNG! Verantwortung muss nicht unbedingt heißen, dass er oder sie alles selbst erledigen muss.
In der dritten Zeile Mitarbeiter werden 1-n Projektteammitglieder aufgeführt, die bei der Erledigung des Arbeitspaketes mitarbeiten. Die vierte und letzte Zeile Abgenommen dient der Übergabe des Arbeitspakets. Der Kunde oder der Projektleiter zeichnet das Ergebnis ab, um zu bestätigen, dass es gemäß Spezifikation abgeliefert wurde.
„Das vertrauensvolle Klima im Führungskreis Produktion ermöglicht einen offenen Austausch und ist Garant für hilfreiches Feedback. Problemstellungen aus neuen Blickwinkeln zu betrachten wird durch Impulse von Fachexperten angeregt. „Pfannenfertige Rezepte“ sind wie immer bei komplexen Problemstellungen nicht zu erwarten, aber die vielschichtige Gruppenzusammensetzung und der geballte Erfahrungsschatz regt ganz neue Lösungsansätze an.“
Was ist die Highlander-Regel?
Bei der Arbeitspaketspezifikation erlebe ich einen Fehler immer wieder. In der dritten Zeile unter Verantwortung wird entweder das gesamte Team oder mehrere Projektteammitglieder genannt, im Sinne von wir kümmern uns alle um das Arbeitspaket.
Nach meiner Erfahrung führt dieser Ansatz zu zahlreichen Problemen: „Ich dachte du würdest das machen …“; „… da hätten wir uns besser abstimmen müssen!“ Auf Arbeitspaket-Ebene kommt für mich unter Verantwortung die Highlander-Regel zum Zug.
Highlander erzählt von Connor MacLeod, einem Unsterblichen, der in epischen Schwertkämpfen gegen andere Unsterbliche antritt. Im Streben nach Unsterblichkeit lautet das Motto: „Es kann nur einen geben.“ Jahrhunderte des Duells führen zu einem letzten Kampf um die Macht eines mystischen Preises.
Arbeitspakete: Beispiel, Beispiel, Beispiel
Nehmen wir an das Arbeitspaket hat vom Projektteam den Titel „Produktflyer erstellen“ bekommen, dann könnte die Beschreibung wie folgt aussehen:
- AP Inhalte/ Ergebnisse: Layout mit Gestalterin abgestimmt, Text vom Produktmanagement freigegeben, Produktflyer hat vom Projektteam „Gut zum Druck erhalten“.
- Verantwortung: Projektteammitglied A
- Mitarbeiter: Projektteammitglied B und C
Tipp! Nenne das Arbeitspaket nicht nur Produktflyer, sondern Produktflyer erstellen oder abstimmen oder freigeben oder… damit auch noch in zwei Monaten klar ist, worum es überhaupt geht.
Wie geht es weiter?
Solltest du eine konkrete Frage zur Arbeitspaket-Beschreibung haben, kannst du dich gerne per Kommentar melden. Im direkten Anschluss empfehle ich dir den FRITZ Tipp Mit Planning Poker zum Projektplan.
Dr. Patrick Fritz