Feedback ist nur in einer Atmosphäre gegenseitigen Vertrauens und Respekts möglich – dazu braucht es Feedbackregeln. In Mitarbeiterbesprechungen sollten für Feedbackrunden daher Feedbackregeln aufgestellt werden, an die sich alle Beteiligten zu halten haben. Im Folgenden möchten ich euch daher mit fünf wichtigen Feedbackregeln vertraut machen:
1. Feedbackregel: Trenne Sach- und Beziehungsebene
Dass Kommunikation nicht allein auf der Sachebene erfolgt, dafür haben Autoren wie Watzlawick oder Schulz von Thun einprägsame Beispiele gegeben. Entsprechend legt das Vierseitenmodell Schulz von Thuns nahe, zwischen der Sach- und Beziehungsebene einer Äußerung zu trennen. Salzmann spricht in diesem Zusammenhang von der Aufgaben- und der Beziehungsebene. Eine sachliche Äußerung zeichnet sich durch einen hohen faktischen Gehalt aus, der klar und verständlich geäußert wird. Die Beziehungsebene dagegen gibt durch Tonfall, Wortwahl oder Körpersprache einen Hinweis darauf, wie die Gesprächspartner zueinander stehen. Sach- und Beziehungsebene zu trennen, während Sie Feedback geben, bedeutet nicht, dass Sie Ihrem Mitarbeiter Wertschätzung oder Empathie vorenthalten. Es bedeutet lediglich, dass Sie Signale auf der Beziehungsebene registrieren, das Gespräch aber auf die sachliche Ebene zurückführen. Bei stark ausgeprägten Störungen auf der Beziehungsebene kann es jedoch hilfreich sein, auf die Metaebene zu wechseln (siehe unten).
2. Feedbackregel: Feedback ist konkret
Feedback hat das Ziel, beim Gesprächspartner etwas zu bewirken, ihn zu stärken oder zu einer Verhaltensänderung zu bewegen. Dafür muss das Feedback konkret sein. Ein „Danke für alles“ ist hier ebenso kontraproduktiv wie die Frage: „Warum leisten Sie nur Dienst nach Vorschrift?“ Geben Sie Feedback zu einem konkreten Verhalten, benennen Sie in klaren Worten, wie dieses auf Sie wirkt, welche Konsequenzen sich daraus ergeben, welche Änderung Sie sich wünschen. Argumentieren Sie sachbezogen. Vermeiden Sie eine emotionale und verallgemeinernde Sprache und veranschaulichen Sie Ihre Äußerungen stattdessen durch Beispiele.
3. Feedbackregel: Zeit und Ort bestimmen
Liegen Missverständnisse oder Fehlverhalten vor, sollten Sie dieses möglichst sofort klären. Achten Sie aber darauf, dass dies unter vier Augen und an einem ruhigen Ort erfolgt. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl des geeigneten Zeitpunktes zudem, in welcher Situation sich Ihr Gesprächspartner augenblicklich befindet. Liegen private Probleme oder besonders stressbeladene Arbeitssituationen vor, verschieben Sie das Gespräch, damit der Mitarbeiter überhaupt in der Lage ist, Ihr Feedback aufzunehmen.
4. Feedbackregel: Gesprächstechniken sinnvoll anwenden
Gesprächstechniken wie das Sprechen in Ich-Botschaften, eine nondirektive Gesprächsführung und aktives Zuhören wirken gekünstelt, wenn diese nur als Mittel zum Zweck eingesetzt werden. Wichtiger als eine Eins-zu-eins-Umsetzung von Gesprächstechniken ist es, dass Sie diese als eine innere Haltung begreifen. Nur wer zuhören kann, kann auch verstehen und zielführendes Feedback geben. Aktives Zuhören ist achtsames Zuhören, das auch einander gegenläufige Bedürfnisse zunächst akzeptiert.
5. Feedbackregel: Metakommunikation hilft Missverständnisse vermeiden
In jeder Partnerschaft gilt: Sprechen die Beteiligten nicht mehr miteinander, sondern nur noch übereinander, ist diese zum Scheitern verurteilt. Dennoch gibt es Momente und Situationen, in denen Sie auf die Ebene der Metakommunikation wechseln sollten. So lassen sich beispielsweise kulturell oder sprachlich bedingte Missverständnisse leichter auffinden und auflösen. Wenn Sie Feedback geben, resümieren Sie daher auch klar und deutlich, was gesagt und wie das Gesagte verstanden wurde.
Fazit: 5 Feedbackregeln für Führungskräfte
Wie förderlich sich sachliches Feedback auf die eigene berufliche und persönliche Entwicklung auswirken kann, das erfahren Sie am besten, indem Sie sich selbst immer mal wieder Feedback holen. Als Führungskraft sollten Sie diese Aufgabe nicht an Ihre Mitarbeiter delegieren, sondern mit Sparringpartnern auf gleicher Ebene daran arbeiten. Sie profitieren dann auf zweifache Weise: indem Sie aufschlussreiche Rückmeldungen erhalten und verschiedene Arten kennenlernen, wie sich konstruktives Feedback durch einfache Feedbackregeln angemessen formulieren lässt.
Dr. Patrick Fritz
P.S. In unserer Serie zum Thema Feedback geht es weiter mit dem Beitrag „Was ist Feedback?“ und „Feedback Methoden für Führungskräfte“.
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