Timeboxing – Die Silberkugel der Projektplanung

Was ist Timeboxing?

In meinem Studium war noch die Rede von 5-Jahresplänen. Man muss kein großer Prophet sein, um festzuhalten, diese Zeiten sind vorbei. Ich möchte sogar noch einen Schritt weiter gehen und behaupten, die Zeiten großer Projekte sind ebenfalls vorbei. In meinen Projektmanagement-Trainings spüre ich immer wieder den Drang der Teilnehmer nach großen Projekten. Am liebsten Projekte, mit denen die Welt verändert werden kann. Je länger ich den Job mache, desto klarer wird mir, dass es sich dabei um einen Irrweg handelt.

Die Aufgabe ist nicht große Projekte möglichst gut zu planen. Sondern große Projekte in möglichst kleine Projekte herunter zu brechen. Bei kleinen Projekten ist die Erfolgswahrscheinlichkeit erfahrungsgemäß sehr viel höher, weil die Qualität der Ziele sehr viel höher ist. In meiner Beobachtung gibt es einen signifikanten Zusammenhang zwischen der Qualität der Ziele und der Erfolgswahrscheinlichkeit des Projektes. Nicht umsonst werden unklare Projektziele in zahlreichen Studien als einer der Top-Gründe für gescheiterte Projekte angegeben.

Das durch SCRUM populär gemachte Modell des Timeboxing nützt dieses Erfahrungswissen nun sehr geschickt aus und macht aus der Not eine Tugend. Anstelle den Anspruch zu haben einen großen Plan für das gesamte Projekt zu haben, reicht es aus einen Plan für ein kurzes Zeitintervall zu haben. Zum Beispiel für die nächsten zwei Wochen – eben eine Timebox. Wenn die Timebox abgelaufen ist, wird ein Abgleich mit der Realität vorgenommen, um den nächsten „kleinen“ Plan zu entwickeln. In diesem Zusammenhang wird auch gerne von „Visionsgetrieben“, anstelle von „Plangetrieben“ gesprochen. „Zeitgetrieben“ wäre wohl glücklicher.

FRITZ Timeboxing

Warum Timeboxing?

Projekte sind häufig Veränderungsvorhaben, bei denen ein IST in ein SOLL überführt wird. Sei es ein optimierter Geschäftsprozess oder ein neues Lagerkonzept. Dabei beschäftigt sich das Projektteam intensiv mit der Lösung. Wenn es dann zur Umsetzung kommt, ist das Projektteam emotional mit dem Thema schon durch, da alle Details immer wieder durchdacht wurden. Die Betroffenen der Veränderung sind aber noch neu im Geschäft und müssen abgeholt werden – siehe Veränderungskurve. Beim Timeboxing wird das Projektteam gezwungen in kurzen Abständen auf die Realität, die Nutzer oder den Kunden zu schauen. Das Thema Change Management ist somit integraler Bestandteil des Projektes.

Somit besteht die Möglichkeit, Veränderungen erst einmal zeitlich begrenzt zu testen. Der potentielle Kunde der Veränderung kann das neue SOLL prüfen und entweder für gut befinden oder zurück weißen. Somit entsteht wieder ein neuer „kleiner“ Plan für die nächste Timebox, der das Kundenfeedback zwangsläufig beinhalten muss. Veränderungen können dadurch iterativ angegangen werden.

Erfolgsfaktoren für Timeboxing

  1. Der „kleine“ Plan für die aktuelle Timebox muss konstant gehalten werden.
  2. Die Dauer der aktuellen Timebox muss ebenfalls konstant gehalten werden.
  3. Das Ziel für die Timebox muss sehr klar formuliert sein („Sprint-Ziel“).
  4. Die Arbeitsinhalte der Timebox müssen ebenfalls klar formuliert sein.
  5. Es braucht klare Abnahmekriterien am Ende der Timebox. Wann waren wir erfolgreich?
  6. Bei der Planung einer Timebox können systemische Fragen hilfreich sein!

Fazit – Timeboxing

Ist Timeboxing nun das Allheilmittel der Projektplanung? Nein, den Glauben an die Silver Bullet habe ich schon länger verloren. Vielmehr geht es um die Frage, welches Werkzeug ist für welches Problem angemessen. Ein guter Handwerker geht übrigens genauso vor, er hat auch keine Kombiwerkzeuge, die alles abdecken. Timeboxing eignet sich perfekt für große Projekte mit noch unklaren Zielen. Die Ziele dürfen aber nur unklar sein, weil wir es noch nicht besser wissen können. Wenn die Ziele gut formulierbar sind, eignet sich der klassische Planungsansatz viel besser, weil er effizienter ist. Timeboxing heißt in Summe mehr Planungsaufwand, aber in kleineren Häppchen, um auf dem Weg zu lernen bessere Ziele zu formulieren.

Patrick FRITZ

Dr. Patrick Fritz

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