Kommunikation in Projekten verbessern

Bei einem meiner agilen Projektmanagement-Trainings meinte ein Teilnehmer zwischen Tür und Angel, „hier geht es immer wieder um Kommunikation“. Damals habe ich nur genickt, ohne richtig darüber nachzudenken – schließlich kann Kommunikation in Projekten nie schaden. Erst in der Nachbereitung des Trainings bin ich dazu gekommen, die Aussage auf ihren Wahrheitsgehalt zu überprüfen.

Was hat Projektmanagement mit Kommunikation zu tun?

Seit Jahren verwende ich ein relativ klassisches Projekthandbuch nach IPMA, das ich immer wieder ein Stückchen weiterentwickle. Sowohl für meine Seminare an der Fachhochschule Vorarlberg als auch für Trainings in Unternehmen. Beim Blick auf das Inhaltsverzeichnis wird schnell klar, dass es bei allen Kapiteln bzw. Methoden um Kommunikation in Projekten geht:

Kapitel bzw. Methode Kommunikation
Projektzieleplan Was wollen wir (nicht) erreichen?
Projektkontext Welche Kontexte sind für unser Projekt relevant?
Projektorganisation Wer arbeitet in welcher Form beim Projekt mit?
Projektstrukturplan Welche Arbeiten müssen wir erledigen?
AP-Spezifikation Welche Arbeiten müssen wir (genau) erledigen?
Projektterminplan Wann müssen unsere Arbeiten erledigt sein?
Projektmeilensteinplan Welche Etappenziele stecken wir uns?
Projektkostenplan Wie viel werden unsere Arbeiten kosten?
Projektrisiken Welche Risiken müssen wir beachten?
Projektauftrag Zusammenfassung genannter Fragen

Es geht also nicht nur beim Projekt-Kommunikationsplan um Kommunikation. Alle Projektmanagement-Methoden stellen zielgerichtete Fragen zum Projektvorhaben, die das Projektteam gemeinsam beantworten muss. Frage – Antwort – Frage – Antwort – Frage – Antwort. Projektmanagement hat also sehr viel Kommunikation zu tun. Dennoch scheitern Projekte laut zahlreicher Studien immer wieder an mangelnder Kommunikation.

Wie kann Kommunikation in Projekten verbessert werden?

FRITZ Kommunikation in Projekten verbessern

  1. Projekthandbuch: Überhaupt ein Projekthandbuch anlegen und regelmäßig verwenden. Das ist leider bei vielen Projekten immer noch keine Selbstverständlichkeit. Noch schlimmer, wenn das Projekthandbuch nur eine Pflichtübung darstellt, die der Projektleiter dem Projektteam großzügiger weiße abnimmt.
  2. Projektstartworkshop: Auch wenn es wie Zeitverschwendung erscheinen mag, ein Projektstartworkshop mit dem gesamten Projektteam lohnt sich immer. Selbst in eingeschworenen Teams, muss das Projekt gemeinsam erfasst werden und das viel gewünschte Big Picture gemeinsam gezeichnet werden.
  3. Projektplanung: Bei der Projektplanung geht es nicht darum das Projekthandbuch auszufüllen, das folgt erst zum Schluss. Am wichtigsten ist die gemeinsame Arbeit an oben genannten Fragen im Team. Die Beantwortung der Fragen hilft, die Kommunikation in Projekten zu verbessern.
  4. Regelkommunikation: Bereits beim Projektstartworkshop sind regelmäßige Meetings im Team zu vereinbaren, sowie deren Inhalt. Regelmäßige Kommunikation über die zentralen Fragen im Projekt hält das Team auf Stand und gewährt die fortlaufende Ausrichtung auf die Projektziele.
  5. Agilität: Die Projektplanung wird nicht einmal gemacht und ist dann in Stein gemeißelt. Vielmehr braucht es einen agilen Mindset im Sinne von, wir verstehen von Treffen zu Treffen immer (noch) besser, worum es im Projekt geht, wohin wir wollen und wie wir unsere Ziele erreichen können.

Fazit

Mit ist erst später klar geworden, es geht bei Projektmanagement nur um Kommunikation. Um genauer zu sein, es geht ausschließlich darum, für temporäre Aufgaben Regelkommunikation zu etablieren. Durch das Beherzigen der fünf genannten Tipps kann die Kommunikation in Projekten verbessert werden. Auf Nachfrage stelle ich mein Projekthandbuch gerne als Download zu Verfügung: Projekthandbuch [DOC].

Patrick FRITZ

Dr. Patrick Fritz

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